ouderenzorg dichter bij de klant gebracht .. bringing elderly care closer to clients

….

Voor het personeel van Amstelring staat het idee van ‘warme zorg’ centraal bij de zorgverlening aan ouderen en personen met een handicap. “‘Warme zorg’ houdt in dat je ervoor zorgt dat mensen zich thuis voelen”, legt Yoanette den Boer uit, Manager Informatisering en Automatisering bij Amstelring. “Echt voor mensen zorgen betekent attent zijn voor hen, zodat we zo goed mogelijk kunnen begrijpen wat ze zouden willen dat we doen. Dit wil zeggen dat we interesse tonen in de mensen waar we voor zorgen, en de zorg verpersoonlijken.”

Persoonlijke zorg bieden is een logistieke uitdaging voor een bedrijf met meer dan 2,000 mensen in 35 zorginstellingen op verschillende locaties, bovenop de klanten die gebruik maken van dagzorg, thuiszorg, een hospice of diensten voor personen met een handicap. Om deze uitdaging succesvol aan te kunnen gaan, beschikt Amstelring over 3,000 werknemers, zo’n 1,400 flexibele werkkrachten en een 1,300-tal geregistreerde vrijwilligers in de regio Groot Amsterdam.

Voordien gebruikte het bedrijf on-premise e-mail en een website op het bedrijfsintranet om de versnipperde organisatie te centraliseren. Medewerkers die hun e-mails wilden bekijken, de nodige medicatie van de patiënt wilden checken, of verslagen wilden schrijven, moesten hiervoor naar hun computer op kantoor, en dus weg van de mensen waar ze voor zorgen.

“Een onderdeel van ‘warme zorg’ is tonen wat je doet, in plaats van te verdwijnen naar een kantoor om verslagen te schrijven,” zegt Yoanette.

..

For staff at Amstelring, the idea of “warm care” is central to the services they provide for elderly and disabled people. “‘Warm care’ is about making people feel at home,” explains Yoanette den Boer, Information and Automation Manager at Amstelring. “Really caring for people means being attentive to them, so we can best understand what they would like us to do. It means taking an interest in the people we care for, and making care more personal.”

Providing personal care is a logistical challenge for a company with 2,000 people in residential care at 35 locations, alongside clients using day care, home care, a hospice, and services for the physically disabled. To meet that challenge, Amstelring has 3,000 employees, up to 1,400 flexible workers and 1,300 registered volunteers spread across the Greater Amsterdam area.

Previously, the company used an on-premises email solution and a company intranet site to bring this dispersed organization together. Staff looking to access their email, check the medication needs of clients or write reports would often have to go to their office computer, away from the people they care for.

“Part of ‘warm care’ is showing what you are doing, not disappearing into an office to write reports,” says Yoanette.

….

Tijd doorbrengen met onze klanten is onze prioriteit. Digitale tools zorgen ervoor dat onze verzorgers aan de data kunnen die ze nodig hebben, en deze ook kunnen versturen, zonder de klant alleen te hoeven laten. Om dat te doen werken, moet je naar de cloud. .. Time spent with clients is our priority. Digital tools enable carers to access and send the data they need without leaving the client’s side. For that to work, you need to be in the cloud.
.....
— Yoanette den Boer, Information & Automation Manager

….

“minder als een normale implementatie - meer zoals een feestje”

Bedrijven die nieuwe productiviteitstools implementeren, maken zich vaak zorgen over de bijkomende trainings die bij deze veranderingen nodig zijn, zeker voor werknemers die zich minder comfortabel voelen met digitale tools. “In onze gemeenschap zitten er heel wat mensen die niet erg digitaal zijn,” vertelt Yoanette. Voorgaande IT implementaties veroorzaakten kopzorgen voor haarzelf en haar team, en vereisten aanzienlijke nazorg. Om te kijken welke cloud oplossing best zou passen bij een versnipperde organisatie met meer dan 5,000 digitale leken, heeft Amstelring eerst een reeks proefprojecten georganiseerd.

“We hebben drie proefprojecten georganiseerd rond één oplossing, maar mensen vonden deze te moeilijk om te begrijpen,”, zegt Yoanette. “In plaats van de nieuwe mobiele tools proberen te begrijpen, merkten we dat mensen nog steeds naar hun werkplaats gingen om in te loggen op hun oude email-adres. We hadden iets intuïtiever nodig, dat enorm eenvoudig was om te begrijpen.”

Amstelring organiseerde een proefproject met G Suite, en na slechts twee weken was men overtuigd om verder te gaan met een volledige implementatie. “Het enthousiasme heeft ons helemaal overtuigd,” vertelt Yoanette. “Iedereen was zo blij om te werken met Gmail en de andere G Suite tools.”

Amstelring contacteerde g-company, een Google Cloud Premier Partner, om te assisteren met de uitrol. “Samen zorgden we ervoor dat de uitrol focuste op verandering, en niet op de technische kwesties,” zegt Yoanette. “We maakten mensen enthousiast. Minder zoals een normale implementatie - meer zoals een feestje. We deelden t-shirts uit en hebben Google champions aangeduid. We zijn daar eerst mee gestart, en hielden de conversie van oude data en andere gecompliceerde taken voor later. Op advies van g-company hebben we G Suite geïmplementeerd in fases, met behulp van hun uitstekende training-sessies. We zijn eerst begonnen met Gmail en Calendar. ”

Amstelring en g-company moedigden adoptie verder aan door een groep van 100 Google Guides te creëren, gekozen uit de werknemers die in direct contact staan en werken met de ouderen en personen met een handicap. “Er is minder een hiërarchie nu,” zegt Yoanette. “We maken groepen in Hangouts en werken daarlangs samen, in plaats van in silo’s te werken. Voor IT projecten, bijvoorbeeld, werkten we vroeger steeds alles uit in het hoofdkantoor, om dan op locatie ervoor te zorgen dat onze oplossing paste binnen de realiteit op de werkvloer. Google Guides leggen in de Hangouts groep nu uit wat ze meemaken, en we werken samen met hen om tot een ideale oplossing te komen. ”

Ondersteund door een enthousiaste raad van bestuur binnen Amstelring, creëren de Google Guides, die zich op elke bedrijfslocatie bevinden, een effectief netwerk waarlangs Yoanette en haar team nu Drive en Chromebooks kunnen uitrollen.

“Ik werk al vele jaren in IT en heb al vele implementaties geleid. Normaal gezien krijgen we klachten, maar de uitrol van G Suite was een positieve belevenis,” zegt Yoanette den Boer, Manager Informatisering en Automatisering bij Amstelring.”Er was enthousiasme voor iets nieuws. Iedereen houdt ervan.”

zorg die dichter staat, met Chromebooks en CloudReady

Om te werken aan de zijde van de klanten waar ze voor zorgen, kunnen medewerkers van Amstelring gebruik maken van een brede waaier aan toestellen die verbinding maken met G Suite, maar Yoanette en haar team ontdekten dat verzorgers geen gebruik maakten van de tablets die ze verstrekt kregen. “Heel wat van de verzorgers hadden hun tablets weggelegd omdat ze gedeeld werden, en niet toegewezen waren aan één verzorger,” herinnerde Yoanette zich. Na een lange, grondige proefperiode, besliste Amstelring om duizenden Chromebooks uit te rollen doorheen de organisatie. Ook werden CloudReady toestellen voorzien door g-company, waardoor oude laptops een tweede leven als Chromebook kregen.

“Bij bepaalde medicatie is het nodig dat één verzorger de dosis checkt, terwijl een andere de medicatie dan toedient,” zegt Yoanette. “Dankzij Chromebooks met twee camera’s kan een verzorger vanop afstand het label nakijken en de medicatie live toegediend zien worden aan de patiënt.”

rapporten na een week, in plaats van drie maanden

Amstelring begint nu ook BigQuery op Google Cloud Platform te gebruiken, om hun relaties met leveranciers te optimaliseren en informatie over de kwaliteit van de verleende zorg te analyseren. De informatieanalisten en SQL experts binnen het bedrijf maken al gebruik van Data Studio en Datalab om snel rapporten te kunnen genereren, licht Yoanette verder toe:

“In vele BI tools en datawarehouses kruipen heel wat uren werk, vaak uitgevoerd door consultants. Met Data Studio en BigQuery kunnen we echter zelf aan de slag. Dankzij Data Studio hebben we de perfecte data binnen de paar dagen. Een jaar geleden kostte het ons nog drie maanden om een kwaliteitsvol rapport te genereren. Dit jaar hebben we hetzelfde kunnen doen binnen de week.”

over Amstelring

Amstelring biedt zorgvoorzieningen aan ouderen en personen met een handicap in de regio Groot Amsterdam. Ze stellen part-time en full-time zo’n 4,400 mensen te werk.

..

“less a normal implementation – more like a party”

Companies implementing new productivity tools are often concerned by the additional training those changes create, especially among staff who are less comfortable with digital tools. “Our community includes many people who are really not very digital,” says Yoanette. Previous IT implementations had caused headaches for Yoanette and her team, requiring substantial aftercare, so to see which cloud solution would best fit a dispersed organization with up to 5,000 digital novices, Amstelring ran a series of pilots.

“We ran three pilots on one solution but people found it too difficult to understand,” says Yoanette. “Rather than get to grips with the new mobile tools, we discovered that people were going to their workstations and logging into their old email. We needed something more intuitive, that was really easy to understand.”

Amstelring ran a trial of G Suite, and after just two weeks, the company was confident to go ahead with a full deployment. “It was the enthusiasm that persuaded us,” says Yoanette. “Everyone was so happy to work with Gmail and the other G Suite tools.”

Amstelring connected with g-company, a Google Cloud Premier Partner, to assist with the rollout. “Together, we made the deployment all about change, not about technical issues,” says Yoanette. “We got people excited. Less like a normal implementation – more like a party
. We handed out t-shirts and appointed Google champions. We did all of that first, and left the conversion of old data and other more complicated tasks for later on. Following g-company’s advice, we implemented G Suite in phases through their excellent training sessions, beginning with Gmail and Calendar.”

Amstelring and g-company encouraged adoption by creating a group of 100 “Google Guides”, chosen from staff working in direct contact with elderly and disabled clients. “There is less of a hierarchy now,” says Yoanette. “We make groups in Hangouts and collaborate through that, instead of working in silos. On IT projects, for example, we used to work everything out in head office, then go on location to make our ideas fit the reality on the ground. Now Google Guides explain what they face on our Hangouts group and we collaborate with them on an ideal solution.”

Backed by enthusiastic support from Amstelring’s board of directors, the Google Guides, based at every company location, create an effective network through which Yoanette and her team are now deploying Drive and Chromebooks.

“I've worked in IT for many years and led many implementations. Normally we get complaints, but rolling out G Suite was a happy experience,” says Yoanette den Boer, Information and Automation Manager at Amstelring. “There was enthusiasm for something new and fresh. Everyone enjoyed it.”

closer care with Chromebooks and CloudReady

To work alongside the clients they care for, Amstelring staff can use a range of devices to connect to G Suite, but Yoanette and her team discovered that carers were not using the tablets they had been issued. “A lot of the carers had locked their tablets away because they were shared, not deployed one to each carer,” recalls Yoanette. After a long and thorough pilot, Amstelring have decided to deploy thousands of Chromebooks across the organisation, along with CloudReady devices arranged through g-company, giving old laptops a second life as Chromebooks.

“Certain medications require one carer to check the dosage and one to dispense it,” says Yoanette. “With two-camera Chromebooks, a carer at a remote location can check the label and see it passed to the patient, live.”

reports in one week, not three months

Now Amstelring is beginning to use BigQuery on Google Cloud Platform to optimize relationships with suppliers and analyze information on care quality, and the company’s information analysts and SQL experts are already using Data Studio and Datalab to generate reports at speed, as Yoanette explains:

“Many BI tools and data warehouses involve a lot of time spent working through consultants, but we can use Data Studio and BigQuery ourselves. With Data Studio, we can have perfect data in a few days. A year ago it took us three months to produce a quality report. This year we did it in a week.”

about Amstelring

Amstelring delivers care services for the elderly and disabled throughout the Greater Amsterdam region with 4,400 full and part-time employees.

….

nl
en