Het nieuwe samenwerken

Begin jaren ‘90 zijn we begonnen met elkaar e-mailtjes te sturen. Ik weet nog goed hoe dat ging in de organisatie waar ik toen werkte. We gebruikten cc:Mail van Lotus. Ja, de Lotus van de spreadsheets, de uitvinder van Lotus 1-2-3. Een revolutionaire uitvinding. Lotus 1-2-3 zorgde ervoor dat de PC serieus genomen werd door financiële managers. Plotseling konden we boekhouden op een PC. En je weet: als de financiële manager iets wil in een organisatie, dan gebeurt het. Zij beheren de budgetten.

Het versturen van e-mails was een technisch wonder, een baanbrekende uitvinding. In die tijd was het heel gebruikelijk dat je computer een geluidje maakte als er een e-mailbericht binnenkwam. “You’ve got mail”. Er is een gezellige film met deze titel met Tom Hanks en Meg Ryan in de hoofdrol. Die romantiek is er nu wel af. Tegenwoordig krijgen we wel 100 mailtjes per dag. Op je smartphone. Om gek van te worden. Daarvoor is e-mail nooit bedoeld geweest.

E-mail is in feite het automatiseren van met ganzenveer geschreven perkament. Iets exclusiefs. Een brief was een investering in tijd en geld, alleen de adel kon het zich permitteren. Een brief werd vaak verzegeld met lak en een zegelring. Dat was het ‘security token’ van die tijd. De zegelring is inmiddels vervangen door een elektronisch security token op je mobieltje.

Het zal hopelijk niet zo heel lang meer duren totdat we meewarig terugkijken op deze tijd waarin we krampachtig tientallen mailtjes per dag op onze smartphone afhandelen. Daarvoor is e-mail nooit bedoeld. Het hoeft ook niet meer. Na cc:Mail kwam MSN Messenger; de eerste vorm van een sociaal medium. Vooral door tieners werd er behoorlijk op los gechat. Voor grotere organisaties was er Yammer. Bij mijn vorige werkgever gebruikten we Yammer wereldwijd om elkaars expertise te vinden en in expertgroepen elkaar vraagstukken voor te leggen.

In die tijd was ik verantwoordelijk voor Salesforce en met Salesforce kwam Chatter. In het begin had ik de impact van Chatter niet eens in de gaten. Onze global CTO attendeerde me erop hoe briljant dit concept is. In de basis is Chatter een sociaal medium zoals vele andere, met één groot verschil: je kunt er een object aan koppelen. Bijvoorbeeld een contact, een organisatie, of een project. Met als gevolg dat je een heel gerichte discussie kunt voeren met een team van collega’s rondom zo’n onderwerp. Deze discussie is de basis van wat wij noemen: ‘social collaboration’, ‘het nieuwe samenwerken’. Elkaar geen of veel minder e-mails sturen en in plaats daarvan communiceren rondom een project of thema met alle relevante gegevens bij de hand.

Drie redenen waarom we e-mail moeten vervangen door nieuwe middelen

Allereerst is er het psychologisch effect van wel honderd e-mails per dag, dat is mentale en emotionele uitputting. Om je door zoveel e-mailtjes heen te werken vereist multitasken. En multitasking reduceert volgens onderzoek onze mentale capaciteit met zo’n 40%. Dat is niet zo best dus. E-mail is niet bedoeld als productiviteitsmiddel.

Een tweede aspect wat ik wil noemen is het tegenovergestelde van multitasking, namelijk werken in een flow. Flow is onderzocht door de Amerikaanse psycholoog Mihaly Csikszentmihalyi. Niet te verwarren met ‘go with the flow’ – je met de stroom mee laten nemen. Flow is een mentale status waarin er zó geconcenteerd wordt gewerkt dat je tijd en het gevoel van zelfbewustzijn voor een moment verliest. Je wordt niet afgeleid, bent dan uitzonderlijk productief en ervaart ook een gevoel van geluk.
Daarbij is het mijn ervaring dat je, door goed gebruik te maken van een moderne social media omgeving zoals Salesforce Chatter of Google+, veel meer flow-ervaringen in je werk kunt hebben dan wanneer het gebruik van e-mail domineert.

Een derde aspect is het beter samen kunnen werken, omdat je je nu eenvoudig als een team rondom een onderwerp kunt organiseren. In plaats van elkaar opeenvolgende e-mailtjes te sturen, overzie je de communicatie van alles dat met het betreffende onderwerp samenhangt. Het team kan elkaar aanvullen en scherp houden.

Er zijn dus drie redenen om ‘social collaboration’ – ‘het nieuwe samenwerken’ – vorm te geven binnen je organisatie: de eerste is dat de productiviteit toeneemt, ten tweede werk je plezieriger en ten slotte kun je elkaar als team aanvullen waardoor je in teamrollen samenwerkt en er synergie ontstaat.

Kortom, het nieuwe samenwerken draagt bij aan het langdurige succes van organisaties.