minder productief met Microsoft Office 365

minder productief met Microsoft Office 365

In februari 2017 vierde g-company dat Google 10 jaar geleden ‘Google Apps for Business’ introduceerde, wat tegenwoordig ‘G Suite’ heet. Snel na die introductie werd g-company Google Cloud partner in de Benelux. Tijdens het feest bij Google in Amsterdam spraken verschillende klanten over hun ervaringen met g-company en met Google Cloud. Eén van hen was Lambert Caljouw. Als Enterprise Architect leidde hij in 2012 de overgang naar G Suite voor Koninklijke Vopak, daarbij begeleid door g-company. Lambert sprak over zijn persoonlijke ervaringen met het gebruik van G Suite vergeleken met Microsoft Office 365:

“Ruim een jaar geleden veranderde ik van werkomgeving en kwam ik bij een organisatie die werkt met Office 365. Ik was gewend te werken met Docs, Sheets en Slides. Werkte ik samen, dan gaf ik anderen via een hyperlink toegang tot een document dat in de cloud was opgeslagen. Zij bewerkten dan de inhoud van dat document via de browser. Het leverde me veel tijdwinst op: ik was niet meer bezig met zenden en ontvangen van e-mails met bijlagen en ik verloor geen tijd meer met het zoeken naar en het verwerken van feedback die ik uit de verschillende teruggestuurde versies moest zien te vissen.

Met Office 365 beschikte ik ook over de mogelijkheden om op deze manier te kunnen samenwerken. In de praktijk bleek dat echter niet te functioneren: iedereen was op de traditionele mail-met-bijlagen-rondzenden manier blijven werken. Zelfs als ik mijn documenten nadrukkelijk via een link deelde. Het voordeel van Office 365 - dat je zonder nadenken blijft werken met Word, Excel en Powerpoint - blijkt zo ineens een nadeel: mensen worden niet getriggerd om anders - en daardoor productiever - te gaan werken.

Ook de verschillen tussen de Office 365 web-apps en de apps op je laptop, de performance-issues en beperkingen van deze web-versies en de verwarring over aspecten als Sharepoint-online versus OneDrive versus Sharepoint-onsite versus lokale file-servers zorgen er allemaal voor dat niemand zijn werkwijze verandert. Alles blijft bij het oude en niemand maakt écht de transitie naar efficiënt samenwerken in de cloud.

Omdat Outlook nog steeds uitgaat van het maken van folders waar mails in worden opgeslagen/gerubriceerd, gaat ‘zoeken’ minder intuïtief en efficiënt dan in Gmail. Ook dit leidt tot veel tijdverlies en frustratie; ik kan bijvoorbeeld niet (meer) de discipline opbrengen onnodig mails te verplaatsen naar folders om ze later teruggevonden te krijgen. Al met al heb ik het gebruik van Office 365 ervaren als een ‘stap terug in de tijd’, vergeleken met het werken met G Suite!”