Belangrijke aandachtspunten bij de implementatie van Salesforce

Het aantal organisaties dat Salesforce omarmt groeit gestaag. En terecht. Dit cloud-platform laat zich snel implementeren, is zeer flexibel en is in de basis eenvoudig te gebruiken. In die kracht schuilt echter ook een zwakte. Verschillende valkuilen kunnen het rendement op je investering bedreigen. We zetten een vijftal voor je op een rij.

Eindeloze mogelijkheden

De mogelijkheden om bedrijfsprocessen onder te brengen in Salesforce lijken eindeloos. Wanneer CRM eenmaal draait, kan de interne druk toenemen om snel andere processen aan het platform toe te voegen, zoals HRM, klantportalen, boekhouding, marketing automation, kwaliteitssystemen en dergelijke. De voordelen van deze integraties zijn evident, maar onderschat de additionele kosten niet. Wanneer je alle licentiekosten en uren voor implementatie bij elkaar optelt, kan er een onaangenaam prijskaartje uit rollen. Bepaal daarom een duidelijke scope voor je project en wijk daar niet van af. Nieuwe ideeën zet je op een wensenlijst en behandel je als een nieuw project.

‘Zo doen we het al jaren’

Wanneer je verantwoordelijk bent voor de introductie van Salesforce in jouw bedrijf, streef je natuurlijk naar een brede acceptatie van het nieuwe systeem. De weg van de minste weerstand is dan het een-op-een overnemen van de huidige manier van werken. Daarmee mis je echter een uitgelezen kans om het beste uit Salesforce te halen. Neem daarom de standaardfunctionaliteiten als vertrekpunt en durf bestaande processen aan te passen of compleet te veranderen. Het is even doorbijten, maar uiteindelijk haal je zo het maximale rendement uit het Salesforce platform.

Doe-het-zelven

In de basis is Salesforce een flexibel en open platform. Dit is een van de charmes, maar ook een valkuil. In hun enthousiasme kunnen applicatiebeheerders helemaal los gaan in de snoepdoos van workflows, processen, componenten en applicaties van derden. Het installeren is een fluitje van een cent. In de loop van de tijd kan dit echter uitgroeien tot een wirwar van ongedocumenteerde oplossingen. Het aanpassen of verwijderen van een schakel kan dan grote gevolgen hebben, waarbij een specialist diep moet graven om het probleem op te lossen. Zorg er dus voor dat je gestructureerd en deskundig te werk gaat bij het aanpassen van je org. Lex Dekker schreef hierover in zijn blogpost ‘Implementeren is een vak’.

Datavervuiling

Niets is zo vervelend als vervuiling van je database. Dubbele, incomplete, inconsistente of foute invoer van gegevens kan klanten kosten en moet tot een minimum worden beperkt. Veel hangt af van de rechten en validatieregels die je instelt. Dit is een secuur werkje dat gemakkelijk over het hoofd kan worden gezien. Neem je voor om periodiek de rechtenstructuur en datakwaliteit te controleren en actie te ondernemen op structurele onjuistheden. Een consultant van g-company kan je hierin ondersteunen.

Standaard backup-functies

Wanneer het budget onder druk staat, wordt helaas vaak beknibbeld op een robuuste oplossing voor backup en herstel. Organisaties wanen zich veilig met standaardfuncties zoals de prullenbak, wekelijkse export van alle data en een kopie van de database in de Sandbox. Dit biedt echter schijnveiligheid. Een Sandbox raakt snel verouderd en de wekelijkse export bevat alleen data en geen metadata zoals configuratie-instellingen, workflows en rapporten. Het risico op verlies van functionaliteiten is hierdoor aanzienlijk. De acceptabele oplossing is het strak inrichten van toegangsrechten en een ijzeren discipline in het doorvoeren van wijzigingen in de productie omgeving. Wie backup en herstel écht goed wil regelen kiest voor een tool zoals Spanning Backup.

Herken je één van deze valkuilen en kun je wel wat ondersteuning gebruiken? Bel ons gerust om een afspraak te maken of vul het contactformulier in, dan neemt een van onze consultants zo snel mogelijk contact met je op.