lightning sync

....

altijd toegang tot je contactpersonen met Lightning Sync

Met het onlangs bekendgemaakte partnership tussen Google en Salesforce is ook een verbetering van de integraties tussen Salesforce en Google G Suite aangekondigd. Goede voorbeelden daarvan zijn Lightning for GMail en Lightning Sync. Waar voor de integratie met Microsoft Outlook al langere tijd een gratis plugin beschikbaar was, waren onze klanten met GMail altijd op betaalde 3rd party apps aangewezen. Gelukkig heeft Salesforce een inhaalslag gemaakt. Deze blogpost gaat in op Lightning Sync.

synchronisatie Salesforce en GMail

Lightning Sync stelt gebruikers in staat om contactpersonen en/of agenda items te synchroniseren tussen Salesforce en GMail. Het instellen van deze integratie kost niet veel tijd; het is eigenlijk gewoon een kwestie van de stappen uit de handleiding van Salesforce te volgen. Let op: je hebt wel beheerdersrechten nodig op zowel Salesforce als G Suite.

Vervolgens kun je in de Lightning Sync Configuration aangeven wat je wilt synchroniseren: contacten en/of kalenderitems, en in welke richting. Je kunt ook gebruik maken van filters. Zo kun je bijvoorbeeld alle contactpersonen synchroniseren waarvan je de eigenaar bent, of bijvoorbeeld alle contactpersonen in Nederland. Wij kiezen er meestal voor om op deze manier de inactieve contactpersonen eruit te filteren.

..

access to your contacts anywhere and anytime with Lightning Sync

Some time ago Google and Salesforce announced an intensive partnership to improve the integration between the Salesforce platform and Google G Suite. Two great examples of that are Lightning for GMail and Lightning Sync. While there has always been a free plugin for Microsoft Outlook, our clients had to rely on paid 3rd party apps for GMail integration. Fortunately Salesforce has now closed this gap. Today more about Lightning Sync.

synchronise Salesforce and GMail

Lightning Sync enables users to synchronise contacts and/or calendar items between Salesforce and GMail. Configuring this integration is not time consuming; you simply need to follow the steps in the Salesforce guidelines. However, you do need administration rights on both Salesforce and G Suite to perform any synchronisation actions.

You can determine fairly extensively what you want to sync in the Lightning Sync Configuration: contacts and/or calendar events and also in which direction you want to synchronise them. You can also use filters. For example, to filter in only those contacts that the user is also the owner of, or to include only contacts with an address in the Netherlands. We normally also opt to filter inactive contacts out.

....

Lightning Sync Configuration Filter

....

verborgen juweeltje

Een optie die je hier zeker niet over het hoofd mag zien, is het vinkje “Sync contacts users follow in Chatter”. Dit is mijns inziens een verborgen juweeltje. Meestal wil je niet álle contacten uit Salesforce naar je GMail hebben. Maar alleen de contacten waarvan je de eigenaar bent, is ook te beperkt. Dit vinkje lost dat hele probleem op. Als je deze optie kiest, samen met “User's Records”, kunnen gebruikers simpelweg de contacten volgen op Chatter om ze in hun GMail-contacten te krijgen.

Met de Salesforce-contacten in je GMail kun je jouw relaties makkelijker mailen en bovendien worden zij aan de contactpersonen van je telefoon toegevoegd. Hierdoor zie je ook door wie je gebeld wordt. Dat is niet het geval als je enkel de Salesforce app op je telefoon hebt staan.

alleen voor Android? nee, hoor!

Helaas blijken contactpersonen alleen gesynchroniseerd te worden naar Android-telefoons en niet naar iPhones. Dit ligt aan het feit dat de synchronisatie alle contacten onder het label/group “Salesforce Sync” plaatst en iPhones nemen alleen de contacten van GMail over die onder “My Contacts” vallen.

De voor de hand liggende oplossing - alle medewerkers over op een Android-telefoon - lijkt niet bij iedereen in goede aarde te vallen ;-) Gelukkig hebben we meer dan voldoende Googlekennis in huis en één van mijn collega’s heeft dan ook snel een script geschreven. Het script draait binnen de G Suite omgeving en zet voor geselecteerde gebruikers de contacts die in “Salesforce Sync” staan ook onder het label “My Contacts”. Nu kunnen alle medewerkers van onze klanten - inclusief iPhone-gebruikers - zien door wie van hun klanten of leads ze gebeld worden.

Meer weten over Lightning Sync of Lightning for GMail? Neem gerust contact op met Senior Salesforce Consultant Tim Slijp via tim@g.company of +31 6 29 32 34 41.

..

hidden gem

An option that should not be missed is the use of the checkbox “Sync contacts users follow in Chatter”. In our experience, this is a hidden gem. You would normally not want to synchronise all contacts out of Salesforce into your GMail. But only your own contacts is also too limited. This checkbox solves that particular dilemma. A user can follow contacts on Chatter to get them in GMail contacts by choosing this option together with “User's Records”.

Having your most important Salesforce contacts in GMail makes it easier to email them of course. An additional advantage is that they will also be added to your telephone contact list. On receiving a call you can thus immediately see who the caller is, and also from which company. This would not be the case by just using the Salesforce app on your phone.

only for Android? no way!

In our analysis it was discovered that contacts where only synced to Android phones and not to iPhones. Contacts synced to iPhones appeared to be stored in “My Contacts” and the Lightning Sync stores them under the label “Salesforce Sync”.

The preferred solution - to encourage all employees to switch their iPhones for Android telephones - wasn’t deemed to be too acceptable to everyone ;-) Fortunately we have excellent Google knowledge and skills within our organization to come up with a sensible solution: we wrote a script to run within the G Suite environment for selected users. For the contacts that fall under the “Salesforce Sync” label the script also assigns them the “My Contacts” label. Now all our customer’s employees - including iPhone users - can see the names and company of the leads or contacts calling them.

Would you like to learn more about Lightning Sync or Lightning for GMail? Do not hesitate to contact Senior Salesforce Consultant Tim Slijp at tim@g.company or +31 6 29 32 34 41.

....

nl
en