Altijd toegang tot je contactpersonen met Lightning Sync
Met het onlangs bekendgemaakte partnership tussen Google en Salesforce is ook een verbetering van de integraties tussen Salesforce en Google G Suite aangekondigd. Goede voorbeelden daarvan zijn Lightning for Gmail en Lightning Sync. Waar voor de integratie met Microsoft Outlook al langere tijd een gratis plugin beschikbaar was, waren onze klanten met Gmail altijd op betaalde 3rd party apps aangewezen. Gelukkig heeft Salesforce een inhaalslag gemaakt. Deze blogpost gaat in op Lightning Sync.
Synchronisatie Salesforce en Gmail
Lightning Sync stelt gebruikers in staat om contactpersonen en/of agenda items te synchroniseren tussen Salesforce en Gmail. Het instellen van deze integratie kost niet veel tijd; het is eigenlijk gewoon een kwestie van de stappen uit de handleiding van Salesforce te volgen. Let op: je hebt wel beheerdersrechten nodig op zowel Salesforce als G Suite.
Vervolgens kun je in de Lightning Sync Configuration aangeven wat je wilt synchroniseren: contacten en/of kalenderitems, en in welke richting. Je kunt ook gebruik maken van filters. Zo kun je bijvoorbeeld alle contactpersonen synchroniseren waarvan je de eigenaar bent, of bijvoorbeeld alle contactpersonen in Nederland. Wij kiezen er meestal voor om op deze manier de inactieve contactpersonen eruit te filteren.
Verborgen juweeltje
Een optie die je hier zeker niet over het hoofd mag zien, is het vinkje “Sync contacts users follow in Chatter”. Dit is mijns inziens een verborgen juweeltje. Meestal wil je niet álle contacten uit Salesforce naar je Gmail hebben. Maar alleen de contacten waarvan je de eigenaar bent, is ook te beperkt. Dit vinkje lost dat hele probleem op. Als je deze optie kiest, samen met “User’s Records”, kunnen gebruikers simpelweg de contacten volgen op Chatter om ze in hun Gmail-contacten te krijgen.
Met de Salesforce-contacten in je Gmail kun je jouw relaties makkelijker mailen en bovendien worden zij aan de contactpersonen van je telefoon toegevoegd. Hierdoor zie je ook door wie je gebeld wordt. Dat is niet het geval als je enkel de Salesforce app op je telefoon hebt staan.
Alleen voor Android? Nee, hoor!
Helaas blijken contactpersonen alleen gesynchroniseerd te worden naar Android-telefoons en niet naar iPhones. Dit ligt aan het feit dat de synchronisatie alle contacten onder het label/group “Salesforce Sync” plaatst en iPhones nemen alleen de contacten van Gmail over die onder “My Contacts” vallen.
De voor de hand liggende oplossing – alle medewerkers over op een Android-telefoon – lijkt niet bij iedereen in goede aarde te vallen 😉 Gelukkig hebben we meer dan voldoende Googlekennis in huis en één van mijn collega’s heeft dan ook snel een script geschreven. Het script draait binnen de G Suite omgeving en zet voor geselecteerde gebruikers de contacts die in “Salesforce Sync” staan ook onder het label “My Contacts”. Nu kunnen alle medewerkers van onze klanten – inclusief iPhone-gebruikers – zien door wie van hun klanten of leads ze gebeld worden.
Meer weten over Lightning Sync of Lightning for Gmail? Neem gerust contact op met Senior Salesforce Consultant Tim Slijp via tim@g.company of +31 6 29 32 34 41.
