user adoption: wat moet ik daarmee? .. user adoption: what should I do with that?

….

Iedereen praat over user adoption. Maar wat is dat nu eigenlijk?

onze definitie

Het proces dat ertoe leidt dat mensen afscheid nemen van hun oude manier van werken en - met behulp van nieuwe technologie - zich een nieuwe werkwijze eigen maken om hun taken in de organisatie op een meer efficiënte en effectieve manier te kunnen uitvoeren.”

..

Everyone talks about user adoption. But what is it exactly?

our definition

“The process that leads people to bid farewell to their old way of working, and - with the help of new technology - helps them to adopt a new way of working to complete their tasks more efficiently and effectively within the organization.”

….

useradoption.jpg

Het gaat dus om een verandering van het gedrag van mensen. We weten allemaal dat het heel lastig is om gewoontes van mensen te veranderen. Dat geldt dus ook voor het gebruik van ICT-toepassingen. Veel mensen zijn inmiddels bekend met de “It starts with Why?” benadering van Simon Sinek. Laten we dit principe ook toepassen op user adoption.

user adoption - waarom?

Legio onderzoeken wijzen uit dat gebrek aan user adoption een zeer bepalende factor is voor het mislukken van ICT-projecten. Positief geformuleerd: een succesvolle user adoption leidt tot een hoger gevoel van tevredenheid, een betere sfeer op de werkvloer en een verhoging van de productiviteit. Voor een non-profitorganisatie leidt dit er dus toe dat er meer werk verzet kan worden met een gelijk aantal mensen. Daardoor kan de impact van de organisatie groter zijn. Oftewel: weer iets verder op weg naar de verbetering van onze wereld!

Een goede user adoption hoort bij de start van een implementatie, of zelfs nog ervóór. Helaas gebeurt dit vaak niet.

Maar ook als gebruikers wél betrokken zijn in het proces, kan het desalniettemin voorkomen dat de user adoption na verloop van tijd daalt. Hiervoor zijn verschillende oorzaken aan te wijzen:

  • Er komen voortdurend nieuwe medewerkers in een organisatie die zich het programma en de manier van werken eigen moeten maken. Niet iedereen gebruikt het hele programma en niet iedereen is van hetzelfde niveau.

  • De omgeving van elke organisatie verandert voortdurend. Wetten en regels worden voortdurend aangepast. Dit kan aanleiding zijn om werkprocessen aan te passen.

  • De programma’s ondergaan met meer of mindere regelmaat een update. Er ontstaan steeds nieuwe technische mogelijkheden.

Dus… Als de ontwikkeling en implementatie achter de rug zijn, stopt het proces van user adoption niet! Blijf luisteren naar de gebruikers, los kleine problemen op, informeer gebruikers over aanpassingen of nieuwe mogelijkheden. Organiseer regelmatig gebruikerstrainingen voor nieuwe mensen. En laat het management zelf een voorbeeld zijn in het gebruik van het nieuwe programma, zodat andere medewerkers gestimuleerd worden óók gebruik te maken van alle mogelijkheden.

de g-company user adoption solution

Regelmatig krijgen wij het verzoek van klanten hen te helpen met de interne adoptie van de nieuwe technologie. g-company heeft naar aanleiding hiervan een ‘methode’ ontwikkeld: de user adoption solution. Deze oplossing bestaat uit vier onderdelen:

  1. user adoption dashboards

  2. enquête onder gebruikers

  3. user adoption workshops

  4. rapportage en bespreking van de resultaten

1. user adoption dashboards

Wij installeren een aantal dashboards in de werkomgeving van de klant waarop een aantal zaken af te lezen is, zoals hoe vaak en door wie er wordt ingelogd, hoeveel gegevens er dan worden ingevoerd en de kwaliteit hiervan.

2. digitale enquête

In overleg met de klant wordt een digitale enquête opgesteld en verzonden naar alle medewerkers. Hierin kan bijvoorbeeld gevraagd worden naar: hoeveel tijd per week het programma gebruikt wordt en voor welke taken, welke onderdelen van het programma de meeste tijdswinst of juist ergernis opleveren en of er behoefte is aan meer instructie.

..

So, at its core, it addresses changing human behavior. As wel all know, changing human habits is tricky. This includes habits related to using ICT tools. Many people are already familiar with Simon Sinek’s “It starts with Why?”-approach. Let’s apply this principal to user adoption as well.

user adoption: why?

Countless studies show that a lack of user adoption is a crucial factor for the failure of ICT projects. Rephrased positively: successful user adoption leads to a higher feeling of satisfaction, a better workplace atmosphere and an increase in productivity. For nonprofit organizations, this means that more work can be done with the same number of people. Which allows the organization to have a greater impact. Simply put: it’s one further step along to way to improving the world!

Good user adoption should be part of the start of an implementation, or even before that. Sadly, this is often not the case.

But even when users are involved in the process, user adoption can still decrease over time. Some causes can identified:

  • There is a constant intake of new employees in the organization, who have to learn how to use the program and get used to the way of working. Not everyone uses the whole program, and not everyone is at the same level of understanding.

  • The environment of the organization changes constantly. Rules and regulations are modified continuously. This can lead to work processes being adapted.

  • The programs are updated more or less regularly. New technological possibilities are created every time.

So.. even once the development and implementation are done, user adoption still isn’t over! Keep listening to users, fix small issues, inform users about adjustments or new possibilities. Regularly organise user trainings for new people. And let management be the example when it comes to using the new program, so other employees are stimulated to use the program and all its possibilities too.

the g-company user adoption solution

We regularly receive requests from clients to help them with the internal adoption of a new technology. As a result of this, g-company has developed a ‘method’: the user adoption solution. This solution is comprised of four parts:

  1. user adoption dashboards

  2. survey for users

  3. user adoption workshops

  4. reports and discussion of the results

1. user adoption dashboards

We install a couple of dashboards in the client’s work environment, which allow for a quick read of a couple of things. Such as who logs in and how often, how much data is entered and what the quality of the entered data is.

2. digital surveys

A digital survey is drafted and sent to all employees, in consultation with the client. Questions can include: how many hours per week do you use the program and for which tasks? Which parts of the program have saved you time, and which parts have caused you irritation? And is there a need for more instruction?

….

UA-workshop.jpg

….

3. user adoption workshops

Gewapend met de resultaten van de dashboards en de enquête is het tijd om, in groepen van maximaal acht deelnemers, met de gebruikers in gesprek te gaan. We doen dat met de zogenaamde Appreciative Inquiry, gebruikmakend van de nieuwste inzichten van de positieve energie. We passen twee hoofdprincipes toe: geef ruimte aan negatieve gedachten en gevoelens en gebruik dat om daarna creatief te denken over hoe het beter kan. We benadrukken om niet te denken uit beperkingen in techniek of budget, maar juist vanuit de gedachte: “Wat zou het mooi zijn als...”. Het eerste onderdeel levert een ‘Wall of Horror’, het tweede een ‘Wall of Dreams’. Eindigen met de ‘Wall of Dreams’ is belangrijk, volgens het principe “wat je aandacht geeft, groeit.”

..

3. user adoption workshops

Armed with the results of the dashboards and surveys, it’s time to talk to the users, in groups of max. eight participants. We use the so-called Appreciative Inquiry, using the newest insights of the positive energy. We apply two main principles: allow space for negative thoughts and feelings, and use that to think creatively about what can be improved. We emphasize thinking not in terms of limitations of technology and budget, but in terms of “Wouldn’t it be nice if…”. The first part leads to a ‘Wall of Horrors’, whereas the second leads to a ‘Wall of Dreams’. Ending with a ‘Wall of Dreams’ is crucial, when working from the principle “Where attention flows, things grow.”

….

Smiley-UA.jpg

….

4. resultaten, kosten en opbrengsten

Gebaseerd op deze workshops en onze best practices die voortkomen uit onze inmiddels jarenlange ervaring, komen wij met een aantal voorstellen tot verbetering. We voegen hier een kostenraming aan toe, maken samen met de klant een schatting van de opbrengsten, en komen zo tot een lijst van must-haves en nice-to-haves.

De methode die wij voorstellen is gebaseerd op ervaringen die wij opgedaan hebben bij diverse klanten, zoals het Ronald McDonald Kinderfonds, Het Vergeten Kind en het Nederlands Letterenfonds.

..

4. results, costs and yield

Based on these workshops and our best practices, stemming from our years of experience, we are able to formulate proposals for improvement. We include an estimation of cost, and estimate the possible ROI together with the client. This allows us to finalize a list of must-haves and nice-to-haves.

The method we propose, is based on experiences with various clients, such as the Ronald McDonald Kinderfonds, Het Vergeten Kind, and the Dutch Foundation for Literature.

….


Aryen-Pellikaan.jpg

….

Wil je verder praten over de user adoption in jouw organisatie? Ik kom graag met je in contact!

..

Would you like to talk further about user adoption in your organization? I’d love to be in contact with you!

….

Aryen Pellikaan
specialist user adoption g-company
aryen@g.company

nl
en