Blog

Reporting snapshots: historisch perspectief op Salesforce-data

Reporting snapshots: historisch perspectief op Salesforce-data

Salesforce herbergt tal van krachtige functies die in de praktijk weinig worden gebruikt. Een van die functies is Reporting Snapshots, waarmee je als het ware periodiek een ‘foto’ maakt van een bepaald rapport. Zet je al die foto’s achter elkaar, dan zie je in één oogopslag de trends in je data.

snapshots.jpg

 

 Wat heb je aan Reporting Snapshots?

Rapporten zijn een weergave van de actuele situatie in je database. Voorbeelden zijn het aantal donateurs, het aantal structurele overeenkomsten en het aantal openstaande cases. 
Actuele gegevens zijn mooi, maar worden nog interessanter wanneer je ze in historisch perspectief kunt plaatsen. Hoeveel donateurs had ik op 1 januari dit jaar en vorig jaar? Waarom heb ik nu 100 open cases en vorige maand maar 50? Deze momentopnames uit het verleden zijn lastig te visualiseren, tenzij je gebruik maakt van Reporting Snapshots.

 

 Hoe kun je Reporting Snapshots gebruiken?

Deze handige functie vind je in de Setup van Salesforce. Voor het gebruiken van Reporting Snapshots heb je een rapport, object en een schema nodig.

 

Rapport

Een rapport bevat de informatie waarover je wilt rapporteren. Bijvoorbeeld het aantal actieve structurele overeenkomsten.
 

Object

Een object waarin de (getotaliseerde) informatie uit het rapport kan worden weggeschreven. Dit object zal zelf gemaakt moeten worden. Meestal volstaat een datumveld voor de rapportagedatum en een numeriek veld voor het totaal aantal records van het rapport. Een voorbeeld van gegevens in zo’n object:
  • Rapportagedatum:                        01-10-2020
  • Aantal structurele overeenkomsten:      13.560
  • Rapportagedatum:                        01-11-2020
  • Aantal structurele overeenkomsten:      13.740
    enzovoorts.

Schema

Tenslotte heb je een schema nodig, dat bepaalt hoe vaak een nieuwe ‘foto’ van het rapport wordt gemaakt. Dit kan dagelijks zijn, maar ook wekelijks of maandelijks.

 

Het resultaat

Het resultaat is een object waarin periodiek een voor jou relevant getal wordt geregistreerd. Maak een rapport en/of een dashboard van dit object en tadaa!: je hebt historisch inzicht in één oogopslag.

Wil je aan de slag met Reporting Snapshots, check dan de video van Aryen Pellikaan of neem contact op met support@gcompany.nl.