Het is geen geheim dat we momenteel te maken hebben met buitengewone zaken, vooral diegenen die in de gezondheidszorg werken. Maar hoe kunnen ook organisaties in die branche ervoor zorgen dat hun collega’s zoveel mogelijk vanuit huis werken? Regionale thuiszorgorganisatie TWB Thuiszorg met Aandacht vond hun oplossing in Google Workspace en in g-company. We spraken erover met Ruud Hagenaar, Manager I&A (informatisering & automatisering) bij TWB.
Hoi Ruud, kun je ons vertellen hoe lang het duurde voordat TWB ervoor zorgde dat kantoormedewerkers veilig thuis kunnen werken?
Dat duurde niet lang. De beslissing om vanuit huis te werken werd genomen op dinsdagochtend 10 maart, onze eerste collega’s verlieten al die middag het kantoor. Vanaf 11 maart werken al onze kantoormedewerkers vanuit huis. We lieten mensen hun eigen scherm en toetsenbord meenemen om ervoor te zorgen dat het voor iedereen prettig werken is. We gebruiken Google Meet sinds die woensdag intensief, waardoor we met elkaar in contact kunnen blijven.
We ervaren geen problemen met thuiswerken, zelfs niet in deze korte periode. Vrijdag 13 maart kregen we bericht van de Raad van Bestuur dat iedereen thuis heel goed kon werken. Er was dus veel waardering van de Raad dat onze infrastructuur deze plotselinge verandering zo goed ondersteunt.
Het heeft zeker geholpen dat we ooit de beslissing hebben genomen iedereen een Chromebook te geven in plaats van Chromeboxes. Onze collega’s kunnen hierdoor gemakkelijk thuiswerken.
Je zegt dat Google Meet intensief wordt gebruikt. Waar gebruiken jullie deze tool voor?
We gebruiken Meet voor vergaderingen en werkoverleggen, het is een perfecte manier om met elkaar in contact te blijven. We kunnen zelfs schermen delen, zodat je anderen kunt laten zien waaraan je hebt gewerkt. Naast vergaderingen met video, wordt ook veel gebruik gemaakt van Chat voor instant messaging.
Daarnaast gebruiken we Hangouts Meet voor sollicitatie- en arbeidsvoorwaardengesprekken. Dit helpt om die processen draaiende te houden. Zelfs training van nieuwe collega’s gebeurt via Meet. Ook bekijken we of het nuttig is om via Meet afspraken met cliënten te laten lopen, bijvoorbeeld voor onze diëtisten. Reguliere zorg gaat natuurlijk door op locatie.
Heb je tips voor iemand die Meet voor het eerst gaat gebruiken?
Jazeker!
Stel de meldingen op je Chromebook in op Niet Storen (het kan behoorlijk afleiden tijdens een videogesprek wanneer je e-mail- of chatmeldingen blijft ontvangen)
Pas je lay-out aan naar wens tijdens een Meet
We hebben onze medewerkers instructies gestuurd over het gebruik van Meet en hoe je jouw scherm eenvoudig deelt
Zorg voor goede wifi en kies een plek in huis waar je een goed wifi-signaal hebt
Creëer een rustige werkruimte
Gebruik een headset of externe speaker, ik gebruik zelf een aparte Jabra Speak 510
Het is duidelijk dat je een fan bent van Google Meet om zo goed mogelijk thuis te werken. Maar hoe zit het met de andere tools die Google Workspace biedt? Hoe kijk je daar naar?
Ik heb het gevoel dat de andere Google Workspace onderdelen een beetje worden verwaarloosd in alle berichten die ik onlangs heb gelezen over thuiswerken. Zeker nu wordt de waarde van samenwerking in bijvoorbeeld Docs en Sheets bij TWB als zeer waardevol en krachtig ervaren. Snel samenwerken aan documenten, acties uitvoeren en informatie opvragen, het is allemaal super eenvoudig. Dat wordt zeer gewaardeerd en men ziet de waarde ervan nu nog meer bij thuiswerken!
Welk advies kun jij aan anderen geven, als iemand die nu ook meerdere dagen achter elkaar thuis werkt?
Allereerst: sta elke dag op tijd op. Zorg ervoor dat je doucht en je aankleedt voordat je achter je laptop gaat zitten
Plan dagelijkse ontmoetingen met je team. Wij hebben er elke dag om 10:00 uur om met elkaar te praten en om details en activiteiten voor die dag te coördineren
Zorg, indien mogelijk, voor een fijne werkplek thuis
Train elke dag, maak een wandeling of fietstocht (en zorg daar natuurlijk altijd voor tenminste 1,5 meter afstand tot anderen)
Omdat we allemaal veel blijven, zorg ervoor dat de lucht in huis ook fris is!
Heb je aan de hand van dit interview nog meer vragen voor Ruud of wil je ook van andere organisaties hun ervaringen horen over thuiswerken? Reserveer dan nu je virtuele stoel voor onze online paneldiscussie: woensdag 25 maart 2020, om 16:00 uur.
