Bij het organiseren en faciliteren van een online vergadering, kan het zeer nuttig zijn om informatie achteraf te kunnen raadplegen. Niet alleen de opname, maar ook een deelnemersoverzicht, chats, polls, etcetera.
Tot voor kort werden deze items alleen beschikbaar gesteld aan de organisator / host van de vergadering. Hierdoor kon alleen deze persoon de onderdelen delen met andere betrokkenen. Niet per se handig, want soms wil je dat een eventuele co-host deze acties direct kan uitvoeren.
Gelukkig heeft Google ook hier weer een fijne aanpassing gedaan. Vanaf nu is het mogelijk om gespreksitems direct te delen met een co-host, zodat diegene dit op zijn beurt weer kan delen met anderen. Dit maakt het opvolgen van bijeenkomsten eenvoudiger en niet specifiek afhankelijk van de host van de vergadering.
Wat is er nodig?
Om meetinggegevens direct met een co-host te delen zijn twee acties noodzakelijk:
- De originele host van de vergadering voegt een co-host toe.
- Activeer het vinkje “Gespreksitems worden gedeeld met de host en co-hosts die je hier toevoegt”.
Aandachtspunten:
- Als iemand tijdens een lopende vergadering wordt bevorderd tot co-host, krijgt diegene géén directe toegang tot de gespreksitems van die specifieke vergadering. Iemand dient dus co-host te zijn zodra de afspraak gemaakt wordt óf als deze bewerkt wordt in Google Agenda, vóórdat de meeting daadwerkelijk plaatsvindt.
- Indien de status ‘co-host’ van een deelnemer tijdens de vergadering wordt verwijderd, krijgt deze deelnemers alsnog de betreffende gespreksitems. Echter, de co-host ontvangt geen gespreksitems meer voor toekomstige vergaderingen die dezelfde code gebruiken.
- Co-hosts die zijn toegevoegd aan een reeks lopende vergaderingen, krijgen Meeting gespreksitems voor toekomstige vergaderingen die dezelfde code gebruiken.
