Salesforce in de praktijk: gastenregistratie in het Utrechtse Ronald McDonald Huis

RMK-utrecht.png

méér dan crm

Het Ronald McDonald Kinderfonds én alle vijftien aangesloten Huizen maken gebruik van het Salesforce platform. De basis is CRM. Maar er is veel meer toegevoegde waarde mogelijk door slim gebruik te maken van het Salesforce platform!

persoonlijke betrokkenheid

Ik ben een fan van de Ronald McDonald filosofie. Uit ervaring weet ik hoeveel de vrijwilligers betekenen in extreem moeilijke situaties van gezinnen. Het is alweer ruim 20 jaar geleden dat mijn broer en schoonzus te gast waren bij het Ronald McDonald Huis in Utrecht. Mijn neefje van acht had leukemie, dat hakte er zwaar in voor hun gezin. Mijn vrouw en ik gingen met ons toen nog jonge gezin bij hen op bezoek. Het trof mij diep hoe troostrijk de opvang van het Ronald McDonald gastenhuis was.

huis Utrecht

Inmiddels is het Kinderfonds al ruim drie jaar live op Salesforce CRM. Ook Huis Utrecht onderhoudt haar relaties via Salesforce en de support van allerlei organisaties en de donaties van vrienden wordt goed beheerd. Het logeerhuis voor ouders van zieke kinderen wordt gerund door vrijwilligers en is grotendeels afhankelijk van donaties van particulieren en bedrijven. De registratie van de gasten gebeurde nog in een separate applicatie, niet verbonden met Salesforce.

Huis Utrecht wordt sinds begin 2017 gemanaged door Agatha Kleis. Met een achtergrond in hotelmanagement heeft Agatha onder andere de Business Breakfast Club (ontbijt met een missie) geïnitieerd. Een logische wens was om de gastenregistratie te integreren met CRM.

uitdaging

Een uitdaging hierbij was de privacy en AVG-wetgeving. Het aantal vrijwilligers dat gasten registreert is fors, het zou erg kostbaar worden om hen allemaal direct in Salesforce te laten werken. Bovendien geeft dat nog eens extra uitdagingen op het gebied van privacy en gebruiksvriendelijkheid. Hoe kan registratie op een betrouwbare, discrete, kosteneffectieve én gebruiksvriendelijke manier plaatsvinden?

oplossing

g-company heeft - in nauwe samenwerking met het Ronald McDonald Kinderfonds en Huis Utrecht - een goede oplossing gevonden voor deze uitdaging: via online formulieren kunnen vrijwilligers gasten aanmelden in Salesforce. Salesforce selecteert via een objectief algoritme welke kamer voor welke ouders, soms met hun gezin, wordt toegewezen. Via een beveiligde link wordt de informatie verwerkt en gedeeld. Daarnaast wordt het kamerbeheer en de financiële administratie in Salesforce beheerd. Er is nu een totaalbeeld van alle gasten binnen het CRM.

 
Foto: Lies Laumans, Assistent Manager / Vrijwilligerscoördinator toont hoe gastenregistratie via Salesforce werkt.

Foto: Lies Laumans, Assistent Manager / Vrijwilligerscoördinator toont hoe gastenregistratie via Salesforce werkt.

 

conclusie: kansen voor Salesforcegebruikers

De meeste organisaties hebben meerdere processen die niet geïntegreerd worden ondersteund door een centraal systeem. Het loont de moeite om deze in kaart te brengen en erover door te denken welke meerwaarde te behalen is door samen te werken op een platform en alle gegevens slechts één keer te registreren.

resultaat

De gegevens van gasten, de ouders van zieke kinderen, staan nu ook in de database en nazorg wordt zo nog beter gefaciliteerd. Bovendien kunnen oud-gasten, op een gepaste wijze en via goed vormgegeven ‘customer journeys’, desgewenst iets terug doen voor het Ronald McDonald Huis dat hen zo liefdevol heeft ontvangen. Uit persoonlijke ervaring weet ik dat deze behoefte sterk kan zijn. Bij Ronald McDonald weten ze dat ook: er zijn in Nederland duizenden vrijwilligers die zich met hart en ziel inzetten om het leven van ouders met zieke kinderen in een loodzware periode van hun leven, te helpen het een beetje draaglijker te maken.


Meer weten over gastenregistratie, of hoe verdere meerwaarde met het Salesforce platform kan worden bereikt? Mail of bel mij daar gerust over: balt@gcompany.nl | 0652869224.

Lees hier meer over de Salesforce CRM-implementatie voor het Ronald McDonald Kinderfonds.

nl
en