....

de uitdaging

Het beheren van uitwisselingscontracten was erg tijdrovend. Alle gegevens stonden in een veel te grote en gecompliceerde spreadsheet. Automatisch procesmanagement en het beheersbaar delen van informatie waren geen optie en het op de hoogte houden van betrokkenen (management, faculteiten, partneruniversiteiten) was erg lastig. Er was geen dataverkeer tussen verschillende applicaties. IT support was moeilijk te krijgen. Het verwerken van managementinformatie was een herhalende, handmatige taak. Dit alles weerhield het team van Internationale Uitwisseling van hun echte werk, namelijk het aantrekken van internationale uitwisselingsstudenten. Het was de hoogste tijd voor een goed contract management systeem.

de oplossing

HHS gebruikte Salesforce al voor verschillende doeleinden, zoals alumni management. Na een gesprek met een g-company Salesforce consultant, besloot het team Internationale Uitwisseling Salesforce ook te gaan gebruiken voor hun werkproces. Aangezien zij ook de primaire gebruikers zouden worden, waren zij volledig betrokken bij het implementatieproject. Vanwege de flexibele aard van Salesforce kon in alle wensen en behoeften worden voorzien. Alle bestaande contractinformatie in de spreadsheet is allereerst grondig opgeschoond, alvorens dit is geïmporteerd in Salesforce.  

het resultaat

De internationale uitwisselingscontracten zijn nu real-time beschikbaar voor geautoriseerde personen. Processen worden beheerd, deadlines worden gehaald en notificaties worden verzonden over aanstaande deadlines. Uitzonderlijke situaties worden proactief gerapporteerd. Management informatie is direct beschikbaar in verschillende weergaven. Aangepaste dashboards geven iedere gebruiker een overzicht van zijn/haar KPI's. Technisch applicatiebeheer is niet nodig. De proceseigenaren kunnen informatietoegang beheren, processen en rapporten herdefiniëren en additionele velden aanmaken. Dat betekent dat zij het contractmanagementsysteem continu kunnen blijven aanpassen, zonder daarvoor andere personen te hoeven inschakelen. Maar het allerbelangrijkste: zij hebben nu de tijd om op pad te gaan, om nieuwe partneruniversiteiten te vinden en uitwisselingen aan te gaan die zo belangrijk zijn voor de Haagse Hogeschool.

over Haagse Hogeschool

De Haagse Hogeschool biedt een breed scala aan studieprogramma's, niet alleen Bachelor- en Masteropleidingen, maar ook post-HBO-opleidingen en masterclasses. HHS is partner van andere universiteiten en hogescholen in het buitenland ter uitwisseling van studenten, docenten en ondersteunend personeel. Het team Internationale Uitwisseling is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van de relatie met partneruniversiteiten, maar ook voor het beheer van uitwisselingscontracten. 

..

the challenge

Managing exchange contracts was tremendously time-consuming. All data were managed in an overly large and complicated spreadsheet. Automatic process management and controllable sharing of information was not an option. Keeping involved parties (management, faculties, partner universities) in the loop was very difficult. IT support was difficult to procure. Processing management information was a hands-on, repetitive task. All the above kept the International Exchange team from focussing on their real work, namely: attracting international exchange students. It was high time for a proper contract management system.

the solution

The Hague University already used Salesforce for different purposes, such as managing alumni. After a conversation with a g-company Salesforce consultant, the team of International exchanges decided to start using Salesforce in their work process as well. Seeing as they would become the primary users, they were fully involved in the project’s implementation. Because of Saleforce’s flexible nature, all needs and demands could be met. All existing contract information in the spreadsheet was cleaned up thoroughly, before being imported into Salesforce.

the result

The international exchange contracts are now available in real-time for authorized persons. Processes are managed, deadlines are met and notifications concerning upcoming deadlines are sent out. Exceptional cases are reported proactively. Management information is available instantaneously, in various forms. Customized dashboards give each user an overview of their KPIs. Technical application management is not necessary. The process owners can manage information access, redefine processes and rapports, and create additional fields. This means they can continuously adapt the contract management system, without having to bring in other people to do so. The most important thing, however: they now have the time to hit the road, to find new partner universities and organize exchanges which are very important to The Hague University of Applied Sciences.

about The Hague University of Applied Sciences

The Hague University offers a myriad of study programs, which are not limited to Bachelor and Master studies, but also include trainings post higher professional education, and masterclasses. The Hague University is partnered with other universities and colleges abroad, for exchanges with students, lecturers and support staff. The International Exchanges team is responsible for developing and maintaining relations with partner universities, and manages the exchange contracts.

....

nl
en