....

doelbestedingssysteem

de uitdaging

Eind 2016 benaderde de Hersenstichting g-company met een vraag: kunnen jullie ons doelbestedingssysteem in Salesforce automatiseren? Het aantal deelprocessen was zeer uitgebreid: het gehele proces van besteding van de fondsen, goedkeuring van aanvragen voor (onderzoeks)projecten, betrokkenheid van interne en externe beoordelaars, en dan ook nog de bewaking van de projecten en mijlpalen, én de verantwoording van de uitgaven.

De Hersenstichting had de volgende twee hoofduitdagingen waarvoor men een oplossing zocht: 
1. het uniform maken van processen over verschillende afdelingen
2. minder tijd besteden aan administratie en betere vastlegging van besluiten

de oplossing

Nadat we in een aantal sessies de processen van de Hersenstichting omgezet hebben in procesflows, geënt op Salesforce-technologie, zijn we in sprints Salesforce gaan inrichten. De standaard goedkeuringsprocessen in Salesforce faciliteren nu in de besluitvorming omtrent de toekenning van gelden. Om flexibele aanvraagformulieren te kunnen maken zonder maatwerk, hebben we een oplossing op basis van FormAssembly ingericht, waardoor de onderhoudbaarheid ook geborgd is. Gebruikmakend van de Community Cloud van Salesforce worden peer reviews door wetenschappers en leken (m.n. patiënten) gemakkelijk mogelijk gemaakt. Goedgekeurde betalingen worden door Conga omgezet in betaalopdrachten voor de Financiële Administratie.

In juni 2017 is de Hersenstichting live gegaan met deze prachtige oplossing, met Salesforce en enkele andere toepassingen op het platform. Alle interne en externe betrokkenen worden nu door het proces heen geleid en hebben continu 100% inzicht in de aanvragen en lopende projecten. Een oplossing waar we best trots op zijn!

het resultaat

Er is nu een eenduidig proces waarbij alle afdelingen op dezelfde manier werken, besluiten automatisch vastgelegd worden en waarbij de doelaanvrager door middel van de community het verloop van het proces kan volgen.

de volgende stap

De Hersenstichting verwacht op korte termijn haar fondsenwerving ook in Salesforce onder te brengen. Dit biedt dan ook de mogelijkheid om inkomende fondsen te koppelen aan uitgaande betalingen. Hierdoor kunnen donateurs bijvoorbeeld meer inzicht krijgen in de voortgang van door hen gesponsorde projecten, wat zal leiden tot een grotere betrokkenheid van deze groep.

over de Hersenstichting

De Hersenstichting zet alles op alles om hersenen gezond te houden, hersenaandoeningen te genezen en patiëntenzorg te verbeteren. Om dit te bereiken laten zij onderzoek doen, geven zij voorlichting en voeren zij vernieuwende projecten uit.

..

target spending system

the challenge

At the end of 2016, the organisation Hersenstichting asked g-company the following question: can you automate our target spending system in Salesforce? There were a large number of subprocesses: the whole process of allocating the funds, acquiring permissions for (research) projects, involving the internal and external assessors, as well as monitoring the projects and milestones, not to forget accounting for expenses.

Hersenstichting had the following two main challenges, for which it needed a solution:

  1. Standardizing the processes across departments
  2. Spending less time on administration, and better logging of agreements

the solution

Firstly, we converted the processes of Hersenstichting into process flows, over the course of a couple of sessions, based upon Salesforce technology. Afterwards we started arranging Salesforce in sprints. The standard approval processes in Salesforce now aid in the decision making concerning the allocation of funds. IN order to make flexible application forms without requiring custom work, we implemented a FormAssembly-based solution, which also guarantees maintainability. Using Community Cloud by Salesforce, peer reviews by scientists and laymen (a.i. patients) are facilitated easily. Approved payments are converted in payment orders for the Financial Administration, using Conga.

In June 2017, Hersenstichting went live with this beautiful solution, using Salesforce and other applications on the platform. All internal and external involved persons are now guided through the process and always have a 100% insight into the applications and current projects. A solution we are pretty proud of!

the result

There now is a uniform process which harmonizes the way of working across departments. Decisions are automatically logged into this same process, and the target applicant can now follow up on the course of the process via a community.

the next step

The Hersenstichting expects to be able to, in the short term, house their fundraising under Salesforce as well. This offers the opportunity of linking incoming funding to outgoing expenditures. In doing so, donors can receive insight into the progress of the projects they are sponsoring, which will bring about a greater feeling of involvement for this group.

about the Hersenstichting

The Hersenstichting does the utmost possible to keep brains healthy, cure brain diseases, and to improve patient-care. To achieve this, they commission research, provide education on the topic and execute innovative projects themselves.

....

nl
en