De uitdaging

Binnen Brandweer Zone Antwerpen bestond nog een verouderd intranet, dat weliswaar in beheer van de communicatieafdeling was, maar door hen noch de andere afdelingen de laatste jaren frequent werd gebruikt. Het was er en daar is alles mee gezegd. De afdeling communicatie wilde opnieuw een levend intranet.

Daarnaast bestond er een interne verdeling tussen administratief en operationeel personeel. Door de aard van het werk is dit heel begrijpelijk, maar deze gescheiden werelden hoopte men samen te kunnen brengen met een nieuw intranet.

Men zocht een tool die een dynamische rol kon invullen. Een plek waar je enerzijds statische, algemene informatie kunt bekijken (zoals nieuws, processen, procedures, etcetera) en anderzijds interactie hebt met elkaar in een community. Bovendien had men behoefte aan een plek die je eigen kunt maken voor jezelf, gebaseerd op jouw profiel, je functie en je interesses. Een geïndividualiseerde view dus.

Samengevat was men op zoek naar een toffe, interactieve tool die voor hen werkt bovenop Google Workspace. Om mensen samen te brengen en om op individueel niveau toegevoegde waarde te bieden.

De oplossing

Brandweer Zone Antwerpen was reeds klant bij g-company voor Google Workspace . Toen zij met de vraag voor een vernieuwd intranet kwamen, hebben wij hen de verschillende opties voorgelegd binnen ons ecosysteem: Google Sites, Happeo en Lumapps. De keuze is gevallen op de laatste tool, omdat Lumapps primair kijkt naar de structuur van een organisatie en daar bovenop de sociale omgeving plaatst. Deze werkwijze sluit het beste aan bij de organisatiestructuur en de wensen van BZA.

Elke klant heeft wel ideeën over wat ze met een intranet willen, zo ook BZA. Het is wel belangrijk dat die ideeën gestructureerd worden, want je begint als het ware helemaal blanco. Daarin heeft g-company een belangrijke rol gespeeld: onze consultants zijn begonnen met het stellen van heel veel vragen. Wat heb je precies nodig? Hoe moet het werken? Hoe moet het eruit zien? Wie mag wat zien? Wat wil je bereiken?

Aan de hand van deze vragen zijn de ideeën omgezet tot een concreet ontwerp dat g-company samen met BZA heeft geïmplementeerd.

Aan de achterkant, op het gebied van IT, hebben we ervoor gezorgd dat het Google admin gedeelte naadloos aansluit op Lumapps. Op die manier wordt bijvoorbeeld in Lumapps dezelfde rechtenstructuur gehanteerd als in Google Workspace en krijg je op basis van je lidmaatschap in Google Groepen toegang tot bepaalde onderdelen op het intranet.

Het derde aspect waar g-company mee heeft geholpen is de grafische vormgeving, waarbij er als het ware een grafisch framework over de Lumapps omgeving is gelegd om aan de gewenste huisstijl te voldoen.

Vaak is het zo dat g-company na implementatie ook de eindgebruikers traint om het nieuwe intranet te leren kennen en te gebruiken. BZA heeft er echter voor gekozen deze training intern te doen, iets dat wij alleen maar aanmoedigen aangezien de organisatie het tenslotte zelf moet dragen.