Blog

Salesforce backup: zin of onzin?

Salesforce backup: zin of onzin?

Salesforce heeft zich bewezen als een betrouwbaar CRM platform. Toch zijn er situaties denkbaar waarbij er iets misgaat met je data of metadata. Hoe zorg je ervoor dat alles dan weer netjes wordt hersteld naar de oorspronkelijke situatie? In dit artikel leg ik je uit welke opties je tot je beschikking hebt.

 

 Salesforce platform

Ergens aan het internet hangt een server waar jouw Salesforce op draait. Van Salesforce mag je verwachten dat ze er alles aan doen om veiligheid en beschikbaarheid te garanderen. En dat doen ze ook; daar hoef je je niet veel zorgen om te maken. In het slechtste geval maakt Salesforce een fout waar jij last van hebt; dan zijn zij verantwoordelijk om het te herstellen. De laatste grote storing dateert van mei 2019. Die is toen inderdaad door hen opgelost, maar met een eigen backup was je in dat geval sneller weer operationeel geweest. Mocht Salesforce helemaal omvallen, dan kun je helaas niet meer bij je data. In dat geval zou je blij zijn met een kopie op een andere plek om daarmee een nieuw CRM systeem te vullen.

 

 Eigen schuld

Verreweg de meeste problemen in Salesforce zijn een kwestie van eigen schuld. Maar liefst 70% van alle dataverlies is het gevolg van een menselijke fout. Een gebruiker verwijdert per ongeluk een Account, je overschrijft de verkeerde velden bij een import, of een update pakt totaal verkeerd uit. In die gevallen heb je standaard een aantal opties om de schade te herstellen.

  • Prullenbak. Verwijderde records worden 15 dagen in de prullenbak bewaard. Van daaruit zijn ze eenvoudig terug te plaatsen.

  • Data export. Het is mogelijk om wekelijks of maandelijks alle data uit Salesforce te exporteren en op een veilige plek op te slaan. Mocht er iets totaal misgaan, dan kun je deze bestanden gebruiken voor een herstelactie. Hou er wel rekening mee dat het best complex kan zijn om te bepalen welke gegevens je gaat terugzetten en hoe. Bovendien heb je in deze bestanden alleen data en geen metadata. Metadata is bijvoorbeeld: een proces, de rechten op een object of instellingen in Salesforce.

  • Sandbox. Een Sandbox is een (gedeeltelijke) kopie van de productie-omgeving. Heb je iets verknald, dat is een actuele Sandbox reuze handig om de juiste instellingen te achterhalen. Met name als het gaat om het herstel van metadata komt een Sandbox goed van pas.

  • Disaster Recovery Service. Als laatste redmiddel kun je contact opnemen met Salesforce om jouw Org te herstellen. Deze dienst kost minimaal 10.000 dollar en wordt bovendien beëindigd per juli 2020. Geen optie dus.

 

 Goede gewoontes

Natuurlijk moet je voorkomen dat je ooit een backup nodig hebt. Een paar goede gewoontes zijn:

  • Geef gebruikers alleen rechten op wat voor hun functie noodzakelijk is. Iets ‘per ongeluk’ weggooien kun je minimaliseren door de juiste rechten uit te delen.

  • Wijzigingen in de productieomgeving doe je altijd vanuit een Sandbox waar deze wijzigingen getest en akkoord bevonden zijn.

  • Doe regelmatig een data export en een verversing van een developer Sandbox. Het kost niets en je weet maar nooit wanneer het van pas komt.

 

 Extra backup oplossing

Naast de standaard herstelmogelijkheden is het ook mogelijk om een speciale backup oplossing voor Salesforce aan te schaffen. Het grote voordeel daarvan is dat je razendsnel een oorspronkelijke situatie kunt herstellen, zowel qua data als metadata. Dat is heel wat anders dan wanneer je zelf met (gedateerde) data exports en Sandboxen aan de slag gaat: dat is erg tijdrovend en het eindresultaat kan tegenvallen. Andere voordelen zijn dat de backup altijd actueel is en buiten Salesforce wordt opgeslagen. 

Of je een extra backup oplossing nodig hebt? Daar is geen eenduidig antwoord op te geven. Natuurlijk gun ik je de beste backup tool, maar er hangt ook een prijskaartje aan. Mijn advies is dat je een analyse maakt van de risico’s die je loopt, of je die acceptabel vindt en of een investering in een backup oplossing gerechtvaardigd is om eventuele toekomstige schade te minimaliseren.

Wil je hierover sparren? Stuur via onderstaande button een bericht en ik neem contact met je op!