Als er één tool is die niet mag ontbreken in de gereedschapskist van een project manager, dan is het wel de GANTT chart. (Kort weetje tussendoor: De GANTT chart werd reeds tussen 1910 en 1915 uitgevonden door Henry. Henry Gantt!).
De GANTT chart geeft aan wie met welke taken bezig is, welke deadlines of timelines er spelen en waar er eventuele overlap is tussen taken en of het project vertraging heeft opgelopen.
Eigenlijk is het een glammed up staafdiagram, dat zeer geschikt is voor teams die grotere projecten eenvoudig willen opvolgen en tijdig willen opleveren.
De meest aangewezen manier om een GANTT chart te bouwen is door een Work OS zoals monday.com te gebruiken. Maar indien je enkel offline kunt werken of “hey, waarom makkelijk doen als het ook moeilijk kan”, kun je ook een GANTT chart aanmaken in Excel.
We zullen je het Excel jargon besparen en geen uiteenzetting geven over “format data series” en “select data source” mogelijkheden. Het wordt een uitdaging, maar we gaan het proberen 😅.
In dit artikel leggen we je uit hoe je een GANTT chart maakt in Excel op een PC, en hoe je dit doet op een Mac. Tot slot delen we wat volgens ons de meest aangewezen manier is om dit type chart aan te maken.
Hoe start ik met het maken van een GANTT chart in Excel?
In alle openheid: technisch gezien kun je geen GANTT chart maken in Excel. Wat je wél kunt doen, is een stacked bar chart maken en deze “tweaken” zodat hij op een GANTT chart begint te lijken.
Hoe maak ik een Excel GANTT chart op een PC?
Indien je een Excel GANTT chart maakt op een PC, kun je de volgende eenvoudige stappen volgen:
Voer in een Excel Table het projectplan in
Maak een oplijsting van de verschillende taken en plaats deze in een kolom. Je kunt vervolgens een begin- en einddatum invoeren evenals de doorlooptijd per taak.
Maak van je Excel Table een Stacked Bar Chart
Selecteer een lege cel en klik op “Insert” tab. In de chart sectie, kun je de optie “Stacked Chart” kiezen. Opteer niet voor de “100% Stacked Bar”, want jouw GANTT chart zal er vreemd uitzien.
Pas je Stack Bar Chart aan
Pas de volgorde van de taken aan zodat het critical path start met de eerste taak. Je kunt dit doen door alle taken aan de verticale zijde van jouw GANTT chart te selecteren, vervolgens op het “Bar Chart” pictogram te klikken en te kiezen voor “Format Axis”. Indien je dan de checkbox selecteert “Categories in reverse order” krijg je het gewenste resultaat.
That’s it!
Hoe maak ik een Excel GANTT Chart op een Mac?
Een GANTT chart maken op een Mac is net iets eenvoudiger dan op een PC.
Hier alvast enkele stappen om te volgen:
Maak een Excel Table
Maak een takenlijst en voer deze in de Excel Table in.
Maak van je Excel Table een Stacked Bar Chart. Hier opnieuw: klik “Insert”, “Insert Bar Chart” en selecteer “Stacked Bar Chart”.
Pas je Excel GANTT chart aan
Klik op Data Series, ga naar de “Format” tab en selecteer vervolgens “Shape Fill”, en “No Fill”. Om de volgorde van jouw GANTT chart juist te krijgen (zodat je start met de taken die de eerste begindata hebben), klik op de control key en selecteer de verticale as. Indien je dan “Format Axis” klikt en “Categories in reverse order” selecteert bij de “Axis Position” sectie, staat alles in de gewenste volgorde.
Zodra je deze basisopzet voor elkaar hebt, kun je nog kleine aanpassingen maken zoals color coding (mocht je liever blauwe blokken zien dan oranje bijvoorbeeld), of de GANTT chart opslaan als een template voor toekomstig gebruik.
Is er een GANTT chart template in Excel?
Ja.
Nee.
Misschien.
Oké. Er is een GANTT chart template in Excel, maar enkel indien je een PC gebruikt. Indien je op een Mac werkt, moet je je plan trekken met de weinig praktische taakbalken.
Je kunt de Microsoft Excel’s GANTT Project Planner terugvinden op de Microsoft
Office website.
Werk je niet op een PC (of ben je geen fan van het manueel aanmaken van een GANTT chart)? De meest voor de hand liggende methode is het gebruik van een Work OS (work operating system). Dit is werkelijk de meest eenvoudige manier. We zullen toelichten hoe je dit het beste aanpakt.
De eenvoudigste manier om een GANTT chart te maken?
Je kunt een Excel GANTT chart maken als je veel tijd voorhanden hebt om deze in te richten.
Maar: time is money, right?
Daarom is het veel slimmer om een GANTT chart te maken door gebruik te maken van een Work OS. En wanneer het op work operating systems aankomt is de meest aangewezen optie monday.com.
Benieuwd hoe gemakkelijk het is om je eigen GANTT chart op te maken in monday.com?
Het enige wat je moet doen, is:
Maak een board en voeg de verschillende taken toe
Voeg een “task timeline” kolom toe op je board
Ga naar “views” en selecteer de timeline of GANTT view.
Meer is het niet.
Je kunt dit opzetten binnen enkele minuten. Geen complexe formatting, geen OTT navigatie. Je kunt zelfs het percentage afgewerkte taken visualiseren.
Tot slot (en niet onbelangrijk): in monday.com ziet jouw GANTT chart er absoluut cooler uit 😎!
Klaar om een GANTT chart eenvoudig op te zetten? Probeer monday.com hier gratis uit.
Dus: als je Excel gebruikt, kun je een GANTT chart bouwen in enkele stappen, zowel op een PC als op een Mac. Je kunt dit zelfs doen met een PowerPoint, maar dit zullen we een andere keer toelichten. Microsoft Office heeft een GANTT chart Excel template die je tijd kan besparen, indien je op een PC werkt.
Mac users moeten het zonder stellen.
Helaas blijft dit een erg manuele en weinig inspirerende opdracht.
Als je tijd wil besparen en gebruik wil maken van een dynamische (en visueel sterke) GANTT chart, kies je het beste voor het monday.com Work OS.
Dus, wil je de kwelling van Excel-staafdiagrammen overslaan en je projectbeheer verbeteren? Kijk hoe gemakkelijk het is om Gantt-grafieken te maken met monday.com.
