Eindelijk is het mogelijk om als Contentbeheerder op een Gedeelde Drive op mapniveau te delen!
Wat zijn Gedeelde Drives ook alweer?
Gedeelde Drives zijn speciale mappen in Google Drive die je kunt gebruiken om bestanden op te slaan, te doorzoeken en te openen met een team. Bestanden in gedeelde Drives zijn eigendom van het hele team, niet van een individuele gebruiker. Zelfs als leden het team verlaten, blijven de bestanden in de gedeelde Drive staan, zodat de anderen informatie kunnen blijven delen en overal en vanaf elk apparaat kunnen werken.
Wat is er veranderd?
Tot nog toe was het enkel mogelijk om op mapniveau te delen voor een Beheerder van een Gedeelde Drive. De nieuwe update zorgt ervoor dat deze functionaliteit voor alle nieuwe Gedeelde Drives direct actief is voor Contentbeheerders.
Voor Gedeelde Drives die al bestonden geldt dat alleen de Beheerder de mappen kan delen. Maar ook dit kan door de Beheerder worden aangepast op de Gedeelde Drive om op mapniveau te kunnen delen.
Omdat de nieuwe update direct actief is kan dit door de Administrator worden uitgezet indien deze functionaliteit niet gewenst is voor Contentbeheerders binnen de organisatie.
De nieuwe mogelijkheid is zichtbaar in de instellingen van de Gedeelde Drive.
Momenteel is er een splitsing gemaakt in de instellingen voor Gedeelde Drive:
- Toegang
- Rolrechten
Toegang
Binnen het onderdeel ’toegang’ zijn er twee opties:
- Mogelijkheid om personen buiten de organisatie toegang te geven tot bestanden (externen)
- Mogelijkheid om personen welke geen lid zijn van de Gedeelde Drive wel toegang te geven tot één of meerdere bestanden
Rolrechten
Binnen het onderdeel rolrechten zijn er twee opties:
- Mogelijkheid om naast Beheerders ook Contentbeheerders het recht te geven om mappen op een Gedeelde Drive te delen (in plaats van persoon op de volledige Drive toe te voegen of alleen losse bestanden te kunnen delen)
- Mogelijkheid om personen met Kijk- en/of Reageerrechten bestanden te laten downloaden, afdrukken en/of te kopiëren.
De tweedeling in de instellingen geeft een duidelijk beeld van de mogelijkheden.
Het gebruik maken van Gedeelde Drives heeft vele voordelen. Wel moet je even weten hoe het precies werkt en hoe je er het beste uit kunt halen. We helpen je hier graag mee!
