De uitdaging

Ten tijde van de verschillende coronagolven en lockdowns, was het voor de behandelaars van Altrecht een uitdaging om groepsoverleggen op veilige wijze te laten plaatsvinden.
Afspraken met cliënten werden zoveel mogelijk fysiek gemaakt of via één-op-één videovergaderingen.

Om kennis te delen, te overleggen over bepaalde casussen of werkprocessen te bespreken, was het van belang dat ook de interne groepsoverleggen door konden blijven gaan. Zeker omdat hulpverleners lang niet altijd op één vaste locatie werken en fysiek afspreken dus ook niet altijd mogelijk was en is.

Altrecht maakte al gebruik van video tools om grote bijeenkomsten te houden met een groot aantal externe personen. De bestaande oplossing voor videovergaderingen bood niet de flexibiliteit om snel op te schalen in aantallen gebruikers en deelnemers.

Al deze aspecten samen zorgden ervoor dat ze echt behoefte hadden aan een sterke, flexibele en vooral schaalbare oplossing voor videovergaderingen.

De oplossing

Om met grote aantallen personen af te spreken, op een georganiseerde manier en vanaf verschillende locaties, heeft Altrecht voor Google Meet gekozen als oplossing voor vergaderen op afstand.

Het merendeel van het kantoorpersoneel van Altrecht was aan het begin van de pandemie al overgestapt op Chromebooks, om op die manier flexibeler te zijn en gemakkelijker online te kunnen werken. (Lees hier hoe men middels de ‘white glove service’ snel aan de slag kon).

Bovendien had Altrecht de keuze gemaakt om organisatiebreed over te stappen op een online werkplekconcept. Door corona werd het keuzeproces voor een oplossing hierin versneld.

De eerste stappen werden gezet om te starten met de ‘gratis’ corona-optie van de Meet-functionaliteit als aanvulling op de bestaande online vergaderoplossing. Deze initiële Google Meet inzet is begeleid door g-company. Tegelijk met de uitrol van de Chromebooks was dit een passende oplossing die geresulteerd heeft in een verdere samenwerking om Altrecht digitaal te transformeren. Zo worden medewerkers klaargestoomd om de overstap te maken en om de werkomgeving zelf te kunnen beheren.

Met Google Meet als belangrijke applicatie binnen Google Workspace, was – en is – het voor Altrecht mogelijk de werkzaamheden online voort te zetten. Dit gaat van even schermen met elkaar delen, tot teamvergaderingen, tot directievergaderingen met externen die beheerd moeten worden door een assistent, tot grote bijeenkomsten met brainstormsessies, polls en vraag- en antwoordmomenten. Met de nodige voorbereiding en meerdere hosts werden zelfs twee nieuwjaarsbijeenkomsten online een succes. Het delen van een mooie video en het ontmoeten van nieuwe collega’s in Break Out rooms zorgde voor waardering en verbinding.

Het resultaat

Het gebruik van Google Meet ging niet altijd voor iedereen direct zonder slag of stoot. Er zijn vele mogelijke vergaderscenario’s. Denk maar aan meerdere co-hosts, het beheren van tientallen gebruikers in vooraf bepaalde breakout rooms, iedereen terugkrijgen in de hoofdvergadering, mensen automatisch toelaten in de vergadering versus gecontroleerd toelaten, vragen beantwoorden in een vraag- en antwoordsessie etcetera.

“Hoewel het best even puzzelen was, lukte het met de nodige voorbereiding en meerdere hosts om twee online nieuwjaarsbijeenkomsten succesvol te houden. Hieraan deden zo’n 200 deelnemers mee. Het delen van een mooie video en het ontmoeten van nieuwe collega’s in Break Out rooms zorgde voor waardering en verbinding.” Dat zegt Sharon van den Ham, Coördinator samenwerking & leiderschap bij Altrecht.

Deze opties zorgen er ook voor dat je goed moet weten hoe Google Meet werkt. Daarin helpt g-company Altrecht, om samen de vergaderscenario’s te bespreken en te testen, uitleg te geven bij de opzet en het gebruik van Meet in (grote, complexe) videovergaderingen. Kortom: om tot de beste resultaten te komen.