De uitdaging

Voor de officieren en brandweerlieden van Brandweerzone Antwerpen die actief betrokken zijn bij een noodgeval – zowel in de meldkamer als ter plaatse – moest het mogelijk worden om snel toegang te hebben tot gedetailleerde informatie en dit ook gemakkelijk te kunnen distribueren en delen. Tijdens een noodgeval was het praktisch niet mogelijk voor brandweerlieden ter plaatse om bestanden te openen op een laptop. En terug in de meldkamer kostte het aanmaken van bestanden en mappen kostbare tijd tijdens het meest kritieke deel van de ingreep. De brandweerorganisatie had dan ook behoefte aan een oplossing die het de medewerkers in de meldkamer mogelijk maakt snel bestanden aan te maken die de brandweerlieden in het veld vervolgens via mobiele apparaten makkelijk kunnen openen.

De oplossing

De brandweer koos voor Google Drive, Docs, Sheets en Forms om de informatiestroom bij noodsituaties te beheren. Wanneer een noodgeval zich nu voordoet, maken medewerkers in de meldkamer snel gedeelde mappen en bestanden aan met behulp van Apps Script en Drive. Het script creëert automatisch documenten en spreadsheets in de mappen, met bestanden zoals contactgegevens en een logboek van alle aanpassingen per document. Het voegt ook de naam en de datum van de ingreep toe aan ieder bestand en stuurt per e-mail een link van de folder naar het team.

De brandweerlieden ter plaatse gebruiken hun mobiele apparaten om toegang te krijgen tot de mappen en om de details van het noodgeval en hun aanpak vast te leggen. Iedereen in het team kan real-time zien wie welke details heeft toegevoegd. Na de ingreep maakt het team gebruik van Forms om feedback te verzamelen van betrokkenen en getuigen van de noodsituatie.