Al decennialang is DPG Media hét mediabedrijf van België en Nederland. De nieuwsuitgever raakt zijn lezers, kijkers en luisteraars met inspirerende verhalen, razendsnelle nieuwtjes en te gekke entertainment. Achter iedere voordeur is het nieuws van DPG Media te vinden. Een nieuwsuitgever met echte mensen, echte media en echte resultaten.

De uitdaging

Met activiteiten in drie landen, verdeeld over verschillende divisies, werd samenwerken steeds meer een uitdaging voor DPG Media. De mediawereld is aan voortdurende verandering onderhevig en samenwerken is dan ook essentieel om de leidende positie te kunnen handhaven.

Er waren al enkele divisies bekend met de zogenaamde ‘collaboration tools’ van Google. De meerwaarde daarvan was heel helder en men besloot dan ook zich volledig te gaan focussen op de applicaties van Google Workspace (voorheen G Suite).

De oplossing

“Er is vanaf het begin gekozen om samen te werken met g-company, onze Google Cloud partner. Samen hebben we Google Workspace ingericht. Google Workspace maakt het nieuwe samenwerken binnen de organisatie mogelijk door middel van verschillende productiviteits- en samenwerkingstools. g-company heeft de integratie vanaf de kinderschoenen mee bedacht en heeft op basis van feedback de online-omgeving gefinetuned,” legt DPG Media uit. “We hebben samen met g-company een transformation plan opgesteld, om Google Workspace te introduceren bij onze medewerkers. Dat plan bestaat uit verschillende onderdelen”, vertelt Maarten Cautreels, Product Owner van DPG Media.

Transformation lab
Samen met een aantal ‘keypersonen’ komen we samen om te achterhalen welke belangrijke werkprocessen er zijn. Een aantal van die processen gaan we samen met hen omzetten naar Google tools om hen te tonen hoe samenwerken beter, efficiënter of gemakkelijker zou kunnen.

Trainingen
Los daarvan bieden we ook trainingen aan met de ins en outs van de Google Workspace-tools. Zie het als een soort handleiding om de medewerkers mee te nemen door de software, zodat ze precies weten waar ze moeten zijn en welke knop waarvoor dient.

Dr. Google
Ook organiseren we sessies genaamd Dr. Google. Dr. Google werkt hetzelfde als je huisarts. Je maakt een afspraak met de specialist binnen een bepaald tijdslot. Je gaat met een vraag naar de Google dokter en binnen het tijdslot probeert de specialist jou zo goed mogelijk te helpen.

Floor walking
Daarnaast gaan we letterlijk langs elke medewerker die op kantoor zit. Dit doen we fysiek, zodat de medewerkers ons aan kunnen spreken en vragen kunnen stellen.

Intranet
Op intranet is een ruimte gecreëerd waar de medewerkers informatie over het proces kunnen vinden. Hier staat bijvoorbeeld informatie over de opleidingen, de transformation lab en over Dr. Google, maar ook zijn er verschillende tips en tricks te vinden. Op intranet is ook een community ingericht waar men vragen kan stellen aan collega’s, de vragen van collega’s kan beantwoorden of waar men samen kan werken aan nieuwe projecten.

g-company helpt ook bij de uitvoering van dit plan, want je kan je voorstellen dat het een hoop werk is. “De overstap naar Google Workspace is niet voor iedereen gemakkelijk en dat beseffen we”, vertelt Stefan Demey. ”De mediawereld verandert heel snel en er wordt heel veel samengewerkt binnen verschillende teams en landen”.

Het resultaat

DPG Media werkt online samen als een team en dat werpt zijn vruchten af. Het bedrijf heeft ervaren dat er voornamelijk veel tijd gewonnen wordt door het gebruik van Google Workspace. Er is op dagelijkse basis gebruik gemaakt van Google Meet en door de gewonnen tijd is er ook veel aanvraag voor trainingen geweest. Dit wordt nu opgevangen met behulp van Google Classroom.  “De meerwaarde is er echt wel. Het kan zijn dat die er vandaag niet voor iedereen is, maar dan is hij er morgen zeker”, vertelt Stefan Demey.

Coronacrisis

Door de coronacrisis werden veel divisies ineens gedwongen vanuit huis te werken. Deze verandering bracht enerzijds natuurlijk veel teweeg, zoals een verhuizing van apparatuur naar huisadressen. Maar doordat de webbased werkplek al ingericht was met behulp van Google Workspace, kon men thuis gemakkelijk de draad oppakken. Zo worden nog steeds de dagelijkse redactionele vergaderingen via Google Meet gehouden en ook vrijwel alle andere overleggen vinden online plaats. Zelfs het weerbericht wordt vanuit huis gepresenteerd!