Klanten

Randstad

Randstad, opgericht in 1960 in Nederland, is een internationaal wervingsbedrijf met meer dan 4.000 vestigingen in 39 landen over de hele wereld.
Toegepaste oplossingen
Gebruikte producten

Randstad: “Google to the max”

Multinational Randstad maakt wereldwijd gebruik van Google Workspace-tools om efficiëntie te creëren in alles, van het inwerken van personeel tot het produceren van jaarlijkse beoordelingen.

 

Welke functionaliteiten?

Randstad gebruikt een grote hoeveelheid functionaliteiten uit Google Workspace zoals: Calendar, Cloud Search, Currents, Drive and Docs, Gmail, Chat, Meet, Vault, Contacts. Groups en Keep.

 

Google Cloud resultaten

  • Stroomlijnt jaarlijkse beoordelingen om 900 werkuren per jaar te besparen

  • Structureert teams met Google Keep voor intuïtieve workflows in een flexibele omgeving

  • Deelt Google Workspace-tips met meer dan 35.000 werknemers wereldwijd met Google Currents

Al meer dan vijf decennia koppelt Randstad bedrijven over de hele wereld aan miljoenen tijdelijke en vaste werknemers, waardoor langdurige, succesvolle werkrelaties ontstaan. Tegenwoordig heeft het bedrijf een uitgebreid multinationaal wervingsnetwerk, met 35.000 medewerkers die HR-expertise toepassen in markten van Noorwegen tot Maleisië en meer dan 37 landen daartussenin. Om medewerkers een mobieler, onderhoudsarm alternatief te bieden voor hun vorige communicatieoplossing, bood Randstad in 2012 Google Workspace Suite aan haar medewerkers aan, waardoor ze konden overstappen. Alle medewerkers van Randstad hebben die keuze gemaakt, bijgestaan door een Randstad “Transformation Kit” met alles wat een team nodig heeft voor een succesvolle migratie. Nu heeft de wereldwijde gemeenschap van Google Workspace-gebruikers van Randstad het volledige potentieel van het platform ontketend en verder gegaan dan Gmail en Agenda om de hele organisatie efficiënter te maken.

“Technologie geeft ons meer tijd om in contact te staan met mensen. Zo kunnen we meer aandacht geven aan de mensen die we uitbesteden, onze collega’s en onze klanten. Onze administratieve capaciteit maakt Randstad succesvol, en Google Workspace maakt al onze processen efficiënter.”

Senne Beckers, Senior Accounts Specialist

Wereldwijd tips delen om alles uit Google Workspace te halen

Met Google Currents delen Randstad-medewerkers hun ideeën om Google Workspace toe te passen op hun werk. “We delen tips en trucs met elkaar van over de hele wereld”, zegt Frank van der Bijl, Business Analist IT bij Randstad. “Er is altijd iemand van wie je kunt leren of die je kunt opleiden, en dat is een innovatie op zich. Als we in het verleden informatie op deze manier wilden delen, namen we contact op met het interne communicatieteam om iets op het bedrijfsintranet te zetten. Nu gaan we rechtstreeks naar Google Currents en plaatsen het rechtstreeks. ” Randstad noemt dit project “Google to the Max”, en de boost in samenwerking en efficiëntie helpt zijn personeel over de hele wereld productiever te zijn.

Die tips variëren van het besparen van tijd door Calendar te gebruiken om vergaderruimten te boeken en de beschikbaarheid van collega’s te controleren, tot het minimaliseren van onnodig reizen door vergaderingen te vervangen door Google Meet. Als HR-bedrijf verwerkt, optimaliseert en bewerkt Randstad dagelijks duizenden cv’s. Door Google Forms te gebruiken om gegevens te verzamelen voor cv’s en Google Docs om ze te bewerken, stroomlijnen Randstad-teams dat kernproces. “In plaats van cv’s heen en weer te sturen met correcties en suggesties, werken we er allemaal samen aan, rechtstreeks in Docs”, zegt Frank. “Het is een samenwerking, zoals hoe we informatie centraliseren in Google Sheets om iedereen in een team één actueel overzicht te geven van klanten en kandidaten, waardoor de kans op een succesvolle match wordt gemaximaliseerd.”

Veel van de innovaties pakken processen aan die vroeger knelpunten veroorzaakten doordat ze specialistische kennis vereisen.

“In Sheets kan ik een draaitabel maken en vervolgens kan ik Sheets-visualisaties rechtstreeks in Google Presentaties neerzetten voor presentaties. Vroeger hadden we daarvoor visuele ontwerpers nodig, maar nu kan ik het binnen enkele minuten doen ”

Frank van der Bijl, Business Analyst IT

Jaarlijkse beoordelingen stroomlijnen met formulieren en spreadsheets

Naast het verbeteren van interne processen, komen de innovaties direct ten goede aan Randstad-klanten, legt Senne uit: “We hebben meer dan 1.000 mensen die via Randstad voor een wereldwijde luchtvaartmaatschappij werken, en omdat Google Workspace zo open is, gebruikt de luchtvaartmaatschappij, net als andere klanten, Google tools om ons informatie te sturen, ook al werken ze met een ander communicatieplatform. “

Die flexibiliteit stelt Senne en haar team in staat om Google Workspace-technologie toe te passen op problemen buiten Randstad. “Vroeger hadden we een heel ouderwetse manier om jaarlijkse beoordelingen te verzamelen van elk van de mensen die we bij de luchtvaartmaatschappij hebben”, zegt Senne. “We e-mailden een document naar een ploegleider van een luchtvaartmaatschappij, die naar zijn of haar computer moest gaan om het te ontvangen, het af te drukken, het document in te vullen, te scannen, op te slaan en het vervolgens terug te e-mailen. Op een gegeven moment was de werkdruk zo hoog dat we helemaal moesten stoppen met het ontvangen van feedback. “

Om het proces te vereenvoudigen, implementeerde Senne Forms, als een snelle, mobiele manier voor ploegleiders om hun beoordelingen te verzenden. “Met Forms kunnen ploegleiders zich in een vliegtuig of op de landingsbaan bevinden, en wanneer ze commentaar willen geven op een medewerker, kunnen ze ons direct feedback geven die rechtstreeks in ons systeem terechtkomt”, legt Senne uit. Terug op het Randstad-kantoor haalt HR vervolgens alle gegevens die ze nodig hebben rechtstreeks uit Spreadsheets, zonder te hoeven verwijzen naar het CRM, klanten te achtervolgen of e-mails te doorzoeken.

Het kost nu vijf minuten om een jaarlijkse beoordeling te maken, in plaats van één uur. Omdat er 1.000 medewerkers zijn, kan een taak die 1.000 uur per jaar of 140 werkdagen in beslag neemt nu in tweeënhalve week worden afgerond

Senne Beckers, Senior Accounts Specialist

“Omdat Sheets informatie direct in grafieken vertaalt zodra deze binnenkomt, kunnen we de situatie in één oogopslag volgen”, zegt Senne. “Het stroomlijnen van het maken van jaarlijkse assessments met Formulieren maakt het proces niet alleen efficiënter, het betekent ook dat we meer tijd kunnen besteden aan het goed bespreken van feedback met medewerkers. Dat is goed voor hen en goed voor het management van de luchtvaartmaatschappij, die deze aanpak nu wil uitrollen naar meer bedrijfseenheden.”


Teams samenbrengen met Google Keep

Als HR-specialisten weten Randstad-medewerkers dat het oplossen van individuele werkproblemen slechts een deel van het verhaal is. Om teams effectief te laten werken, moeten oplossingen op één plek worden samengebracht, waar ze elkaar kunnen voeden. Om dat mogelijk te maken, gebruiken medewerkers van Randstad Google Keep om te communiceren.

“Keep helpt me echt om workflows te structureren en mijn ideeën rechtstreeks met mijn team te delen”, zegt Senne. “Ik heb de hele tijd veel ideeën, en met Keep kan ik ze kenbaar maken aan de mensen met wie ik werk, op hetzelfde moment dat ik ze opschrijf tijdens een vergadering. Het brengt Documenten, Formulieren en Spreadsheets samen op één plek waar we dingen intuïtief kunnen ordenen en prioriteiten kunnen stellen. Met onze to-do-lijsten zichtbaar op die centrale hub, kunnen we allemaal op een transparante manier bij elkaar kijken en de voortgang volgen. “

Voor Senne past die functionaliteit prima bij Google Cloud Search. “Als senior accountspecialist is het mijn verantwoordelijkheid om te weten wat er in onze teams gebeurt, en Google Cloud Search helpt me om alle informatie binnen handbereik te houden, zodat ik deze kan delen. Dit is het startscherm van mijn Chrome-browser. “

Frank erkent dat deze flexibele, snelle manier van werken misschien niet bekend is bij nieuwe werknemers en gebruikt Google Keep om mensen kennis te laten maken met de Google Workspace-tools. “Als mensen nieuw zijn bij een bedrijf, zijn ze soms zenuwachtig om om advies te vragen, zoals hoe ze een vrije dag kunnen vragen”, zegt Frank. “Om hen te helpen, heb ik een checklist in vier stappen gemaakt met‘ Dingen die je moet doen als je bij Randstad komt ’, die hen naar de informatie leidt die ze nodig hebben om aan boord te komen. Met Keep kan ik zien waar ze zich in het proces bevinden en kan ik contact met ze opnemen als ik denk dat ze misschien hulp nodig hebben. “


De onderling verbonden omgeving omarmen

In elk van de 39 landen waar Randstad actief is, evolueren de operaties in hun eigen tempo naar meer Google Workspace-integratie. En hoewel ze zich allemaal in een ander stadium van het proces bevinden, is de reisrichting duidelijk.

“In het hele bedrijf zullen Chromebooks de volgende stap zijn, zodat we de onderling verbonden app-omgeving volledig omarmen”, zegt Frank. “Sommige landen zijn al volledig overgestapt op Chromebooks, en andere migreren al hun gegevens naar de cloud. Iedereen heeft zijn eigen aanpak en we delen allemaal onze ervaringen via Google Currents en het helpen van collega’s. Elke dag vinden we een nieuwe functie die ons helpt efficiënter te zijn, en alles wat we nodig hebben om het te implementeren is een internetverbinding.


De bijdrage van g-company

Randstad geeft veel aandacht aan training en begeleiding, waarbij g-company, partner van Google en gespecialiseerd in implementatie en support van Googleproducten voor het bedrijfsleven, ook zijn expertise inzet bij dit traject. Zij ondersteunen Randstad bij de overstap naar Google Workspace, zowel op technisch vlak als met betrekking tot het veranderproces voor het personeel. Daarnaast bouwt de Google-partner applicaties voor Randstad op Google App Engine, bijvoorbeeld voor integratie met bestaande systemen.

Randstad vertelt je graag meer over dit succes

Neem contact op en we brengen je graag in contact
met deze klant.

Ontmoet de Collaboration Squad

Vorige
Volgende

Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen?​

Neem contact op met onze accountmanager Pieter

Andere succesverhalen

Meer Google Workspace

Blijf op de hoogte

Handige weetjes, de aankomende evenementen en nieuwe oplossingen via een maandelijkse nieuwsbrief in je mailbox.