de losse administraties zijn verdwenen

vfonds-logo.jpg

Ieder jaar, begin mei, worden in Nederland talloze evenementen georganiseerd om te vieren en te gedenken. Het Nationaal Fonds voor Vrede, Vrijheid en Veteranenzorg (vfonds) heeft een belangrijk aandeel in het financieel ondersteunen van deze evenementen. De keuze voor Salesforce heeft hierin veel voor hen betekend.

de uitdaging

Na zijn aanstelling zag directeur Michiel van Hattem een aantal uitdagingen in de bedrijfsvoering van vfonds. Het goedkeuringsproces voor subsidieaanvragen zat vooral in de hoofden van enkele medewerkers, wat een continuïteitsrisico inhield. Daarnaast was de vastlegging van gegevens versnipperd over verschillende systemen. Een add-on op Outlook was weliswaar goed in archiveren, maar gaf geen inzicht in de status van de ruim 300 jaarlijkse subsidieaanvragen. Het aanvraagproces was inefficiënt en de toekenningen werden teveel gedaan op basis van financiële cijfers en te weinig op inhoud. Dit alles was het startsein om op zoek te gaan naar een nieuw informatiesysteem.

Salesforce is naar de toekomst toe de beste keuze vanwege de flexibiliteit en schaalbaarheid.
— Michiel van Hattem, directeur vfonds

de oplossing

Na een rondgang bij loterijen en goede doelen werd een shortlist opgesteld van mogelijke oplossingen: maatwerk, het oude systeem uitbreiden of Salesforce. Van Hattem: "Met maatwerk loop je het risico dat je steeds tegen nieuwe beperkingen aanloopt. Salesforce is naar de toekomst toe de beste keuze vanwege de flexibiliteit en schaalbaarheid. De 10 gratis licenties gaven de doorslag om voor Salesforce te kiezen."

het resultaat

Met Salesforce verloopt het aanvraagproces aanmerkelijk efficiënter dan voorheen, maar omgaan met standaardoplossing blijkt in de praktijk wel lastiger dan verwacht. Het hoofdproces dekt 80-90% van alle inkomende aanvragen. De losse administraties zijn verdwenen of worden uitgefaseerd. Goedkeuringsverzoeken kunnen in een mobiele app worden verwerkt en dat gaat snel en makkelijk. Het management kan in één oogopslag zien in welk stadium de aanvragen zich bevinden. Een toegevoegde waarde is dat er nieuwe bronnen van managementinformatie zijn aangeboord. Bijvoorbeeld hoeveel mensen er zijn bereikt dankzij de toekenning van een subsidie. De evaluatie van projecten is nu veel meer op inhoud dan voorheen.

Van Hattem: "Gedurende de implementatie hebben we aantal dingen geleerd. Bijvoorbeeld dat de Raad van Bestuur een grotere informatiebehoefte heeft dan vooraf werd ingeschat. Ook bleek het automatiseren van het aanvraagproces complexer, waardoor het project langer heeft geduurd dan gepland. We hebben een flinke slag gemaakt in de correspondentie met de aanvrager, maar het kan nog een tandje beter. De community blijkt in de praktijk nog niet gebruiksvriendelijk, dat is ook nog een kwestie van wennen. In de vervolgfase staat een nauwere integratie met de website en marketing automation op de planning. Het valt nog niet mee om in de beheerfase de noodzakelijke en gewenste verbeteringen door te voeren maar het overleg met g-company is positief. Ik verwacht dat we vanaf 2020 echt gaan zien wat deze keuze voor de organisatie heeft betekend. Mijn ambitie is dat we ons dan gepositioneerd hebben als DE kennishebber in ons vakgebied."

over vfonds

Jaarlijks maakt het vfonds ruim tweehonderd bijzondere of vernieuwende initiatieven mogelijk binnen het thema Vrede en Vrijheid. Sinds de oprichting zetten zij zich in voor erkenning en waardering van veteranen en geüniformeerden. Daarnaast blijven zij mensen stimuleren zich in te zetten voor vrede, democratie en internationale rechtsorde. Steeds nadrukkelijker worden partnerships en samenwerkingen gezocht om deze missie te bereiken. Om slachtoffers van oorlog en vredesmissies te herdenken maar ook de bevrijding, vrijheid en vrede te vieren, ondersteunt vfonds onder andere de 14 nationale bevrijdingsfestivals, oorlogs- en verzetsmusea en herinneringscentra. Zij investeren continu in innovatieve onderwijs- en jongerenprojecten rondom vrede en democratie. Zo bouwen zij samen aan een veilige wereld waar ook onze kinderen in vrede kunnen opgroeien met respect voor elkaar.

vfonds resized.jpg
nl
en